Как в сбис отменить подпись документа
Перейти к содержимому

Как в сбис отменить подпись документа

  • автор:

Прервать документооборот

Остановите работу с документом, не удаляя его. Например, когда документ признан ошибочным, но вы должны по нему отчитаться. Если документу требуется небольшая корректировка, прервите документооборот и внесите исправления. После изменений документ можно будет снова отправить контрагенту или запустить в работу.

В документе на вкладке нажмите и выберите « Завершить». Подтвердите действие.

В ленте появится новая редакция документа, но история действий сохранится. Чтобы посмотреть автора, исполнителя, переписку из предыдущей редакции — нажмите на нее.

Работа в России: электронный кадровый документооборот

Подключите интеграцию с сервисом «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД) на портале Работа в России и удобно организуйте кадровый электронный документооборот у себя в компании. Без миграции бумаг в офисе и тяжелых архивов. ЭКД на портале Работа в России позволяет подписывать электронной подписью документы, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем. Вы сможете прямо из Пайруса отправлять документы на подпись сотрудникам и получать информацию о статусе подписания.

Как всё происходит

  1. Сотрудник, которому нужно согласовать и отправить на подпись документ другому сотруднику, заполняет форму в Pyrus, указывает подписанта, его СНИЛС и прикрепляет подписанный работодателем документ и отдельно – файл с электронной подписью к нему.
  2. Как только задача создана, данные из полей и приложенные документы отправляются на портал Работа в России, а в комментарий в задачу приходит ссылка на документ, который нужно подписать.
  3. Сотрудник-подписант проходит по ссылке, авторизуется в личном кабинете на портале Работа в России и подписывает документ электронной подписью. Сразу после этого в задачу приходит комментарий о том, что документ подписан.

Важно: подписываемый документ должен иметь формат PDF/A. Для преобразования файла в этот формат можно воспользоваться программой Adobe Acrobat или другим подходящим сервисом.

Подписать PDF-документ электронной цифровой подписью можно с помощью сервиса СБИС, программы КриптоПРО или иных сервисов.

Документ, подписанный ЭЦП, скачайте в виде архива, в котором должен находиться исходный документ (PDF) и отдельно — подпись к нему в формате sig или sgn.

Рассказываем по шагам, как подключить электронный кадровый документооборот в компании.

Подключаемся к ЭКД на портале Работа в России

  1. Зарегистрируйте организацию на портале Гослуслуги.
  2. Заполните и отправьте заявку на подключение к ЭКД по адресу по форме предоставления доступа на адрес электронной почты: ekd_access@rostrud.ru.
  3. Посетите видеоконференцию, организованную Рострудом и посвященную ЭКД.
  4. После одобрения заявки оформите доступ к сервису ЭКД на портале «Работа в России».
  5. Пригласите сотрудников присоединиться к вашей организации на портале «Работа в России».

Подсказка: к сервису ЭКД можно подключить не более 50 работников от каждой организации.

Готовим форму Pyrus

  1. В левом меню открываем раздел Формы.
  2. Нажимаем Создать форму. Выбираем Без шаблона.
  3. Открываем шаблон формы и добавляем обязательные поля: Сотрудник — коллега, которому направляется документ на подпись (поле типа Контакт); Вид документа — перечень стандартных кадровых документов (поле типа Справочник); СНИЛС — поле типа Текст, в которое вносится СНИЛС сотрудника для идентификации его на портале Госуслуги; Документы для подписи — поле типа Файл, куда добавляется сам документ (файл в формате PDF) и открепленная подпись к документу (файл в формате sig или sgn). Сохраняем изменения. Форма готова.

Подсказка: мы рекомендуем наполнить справочник Вид документа перечнем документов, которые обычно подписывают сотрудники вашей компании. Ниже представлен список наиболее востребованных кадровых документов:

  • График отпусков;
  • Договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности
  • Дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • Запись журнала регистрации вводного инструктажа;
  • Запись журнала регистрации первичного инструктажа на рабочем месте;
  • Запрос согласия работника на направление в служебную командировку с одновременным уведомлением о праве отказаться;
  • Направление на предварительный медицинский осмотр.
  • Положение о хранении и использовании персональных данных работников;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Предложение другой работы при приостановлении специального права;
  • Предложение работнику другой работы при его увольнении в связи с сокращением численности или штата организации;
  • Предложение работнику о выполнении дополнительной работы;
  • Предложение работнику о переводе на другую работу по медицинским показаниям;
  • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
  • Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
  • Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  • Приказ (распоряжение) о проведении специальной оценки условий труда и формировании комиссии по ее проведению;
  • Приказ (распоряжение) о снятии дисциплинарного взыскания
  • Согласие на обработку персональных данных;
  • Соглашение о дополнительном профессиональном образовании;
  • Соглашение о расторжении трудового договора;
  • Уведомление о расторжении трудового договора в связи с ликвидацией или сокращением численности или штата;
  • Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора с предложением работнику другой работы;
  • Уведомление работника о выплате задержанной заработной платы;
  • Уведомление работника о начале отпуска;
  • Уведомление работника о привлечении к сверхурочной работе и о праве отказа от такой работы (право на отказ от сверхурочной работы);
  • Ученический договор;
  • Электронный трудовой договор.

Подключаем расширение Работа в России в Pyrus

  1. Войдите в раздел настроек пользователя в левом нижнем углу экрана. Нажмите Расширения.
  2. Выберите Работа в России из списка доступных расширений.
  3. На открывшейся странице нажмите кнопку Установить под иконкой расширения.
  4. Выберите нужную форму из списка. Нажмите кнопку Установить.
  5. Укажите ваши идентификатор пользователя, логин, пароль на портале Работа в России и нажмите Подключить аккаунт.
  6. Войдите в настройки формы. Укажите, из каких полей формы будут передаваться данные на портал Работа в России и нажмите Сохранить.
  7. Нажмите кнопку Активировать.

Приостановка работы расширения

Чтобы приостановить отправку документов на портал Работа в России войдите на страницу расширения и нажмите Приостановить.

Чтобы полностью отключить расширение на той же странице нажмите Отключить.

Управление документами

Полный цикл работы с электронными документами, гарантия их конфиденциальности, удобное создание, хранение и поиск.

потерянных и испорченных документов
сокращается среднее время поиска документов
гарантия конфиденциальности данных

Бумажные оригиналы занимают много места, их поиск долгий и неудобный, они часто теряются и портятся.

Невозможно оперативно получить доступ к документам при удаленной работе.

Высокий риск утечки конфиденциальной информации из-за открытого доступа к данным.

Использовать удобный инструмент для работы с документами:

  • упорядочить хранение электронных и бумажных документов;
  • обеспечить юридическую значимость электронного документооборота за счет ЭП;
  • настраивать права доступа и отслеживать историю работы с документом;
  • быстро находить документы по заданным критериям или содержимому;
  • отслеживать жизненный цикл документов.
  • Простое создание и редактирование документов
  • Быстрая отправка документов в работу
  • Варианты подписания документов
  • Поддержка конфиденциальности данных
  • Мониторинг работ по документам
  • Удобный поиск документов

Возможности решения

Простое создание и редактирование документов

В Directum RX можно заносить электронные документы, сканы бумажных документов, текстовые файлы, изображения, аудио или видео. Доступ к документам регулируется настройкой прав — гарантируется конфиденциальность информации.

Документ в системе представляет собой регистрационную карточку и содержимое с текстом или другим контентом. В карточке видна основная информация о документе: наименование, автор, номер, дата регистрации и т.д.

Содержимое документа легко занести в систему по кнопке в карточке. Или еще проще — перетащить локальный файл, письмо или вложение Microsoft Outlook. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке документа и формирует его содержимое.

Создание документа с помощью механизма Drag-and-Drop
Создание документа с помощью механизма Drag-and-Drop

Ознакомиться с документом можно прямо в окне браузера через предпросмотр. Сотрудникам не нужно тратить время на открытие офисных приложений. Кроме того, можно выбрать, для каких документов форматов Microsoft Office нужно включить предпросмотр.

Предпросмотр также удобен при занесении бумажного документа со сканера. В окне предпросмотра можно проверить образы отсканированных страниц, повернуть их, изменить порядок следования, удалить неудачные или сделать новые. Сканы сохраняются в формате PDF. Для быстрого поиска таких документов их маркируют штрихкодом прямо в Directum RX.

Окно предпросмотра документа

Окно предпросмотра документа

Создание документа со сканера

Создание документа со сканера

Выбор шаблона при создании документа

Выбор шаблона при создании документа

Для создания документов с «нуля» предусмотрены шаблоны приказов, заявлений, служебных записок и др. При выборе шаблона все данные из карточки сразу переносятся в текст документа. Это экономит время на заполнение и помогает придерживаться единого оформления. Кроме того, документ можно создать копированием. Система автоматически заполняет поля новой карточки, сохраняет настроенные права доступа и копирует текст документа, который после можно скорректировать.

Чтобы документы не дублировались в системе, можно создавать версии. Их может быть несколько и в разных форматах. Например, первая версия хранит исходный текст в формате DOCX, вторая — доработанный текст после согласования, а последняя — подписанный скан документа в формате PDF. Когда версия устаревает или становится неактуальной, ее можно скрыть. Также версии можно экспортировать, подписывать, отправлять вложением в письмо или на печать и т.д.

А если сотруднику нужно отредактировать документ, то не придется выгружать его на компьютер. Документ сразу открывается в офисном приложении. Также система защищает его от потери данных. При отключении электричества или сбое компьютера все изменения сохраняются в локальной копии документа. Кроме этого, если в компании используется решение «Встроенный редактор», то можно работать с документами без сторонних приложений.

С помощью встроенного в Directum RX Intelligence искусственного интеллекта сотрудники могут легко отследить изменения между документами. Все отличия наглядно отображаются в результате сравнения.

Быстрая отправка документов в работу

Отправить документ в работу можно прямо из карточки. Документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, сотрудник может отправить на согласование по регламентам компании, а другие — по произвольному маршруту.

Выбор действия для отправки документа в обработку

Любой документ можно отправить по электронной почте, например, предварительный вариант договора контрагенту. В письмо вкладывается документ, заполняются тема и адресаты из карточки. Сотруднику остается добавить текст письма и отправить его.

Для обмена с контрагентами юридически значимыми электронными документами используется сервис ЭДО, например, Диадок или СБИС. При этом сотрудникам не нужно заходить в сервис и переключаться между системами. Все действия выполняются в интерфейсе Directum RX.

Для отправки бумажных документов по Почте России файлы легко распечатать из системы. Еще можно подготовить бланк конверта в нужном формате, например С4 (А4,229×324 мм). Бланк заполняется данными отправителя и получателя.

Варианты подписания документов

В Directum RX документы могут подписываться электронной подписью (ЭП).

Усиленная ЭП защищает документ от любых изменений благодаря сертификату подписания и средствам криптографической защиты информации. Облачная ЭП равна усиленной, но она поддерживается только в частном облаке либо в системах с локальной установкой. С облачной ЭП организация сокращает финансовые затраты: не нужно устанавливать дополнительные программы на компьютеры каждого сотрудника. Простая ЭП используется во всех остальных случаях, когда документ не требует усиленной защиты.

Электронные подписи документа

Электронные подписи документа

Подписание простой ЭП

Подписание простой ЭП

Отметка о подписании квалифицированной и простой ЭП

Отметка о подписании квалифицированной и простой ЭП

Выгрузка документов с ЭП

Выгрузка документов с ЭП

Чтобы наглядно подтвердить факт подписания электронной подписью, документ можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку об ЭП в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Для отчетности или проверок сотрудник может в один клик выгрузить документ из системы вместе с ЭП и со связанными документами в электронном виде или в PDF для печати.

Поддержка конфиденциальности данных

Directum RX гарантирует надежное и безопасное хранение информации за счет разграничения прав доступа, шифрования и ведения подробной истории работы с документами.

Права доступа настраиваются для отдельных сотрудников или групп. Например, с правами на просмотр сотрудник может читать содержимое документа, но не менять его. Для редактирования требуются права на изменение или полные. Если сотруднику запрещен доступ к документу, он не увидит его в системе. Таким образом документ защищается от изменений.

Настройка прав доступа к документу

Документы с конфиденциальной информацией можно зашифровать. Действие доступно для тех типов документов, которые администратор указал в настройках, например, договоры или проектные документы. Благодаря шифрованию содержимое документов под надежной защитой от злоумышленников — данные не увидят даже при краже оборудования.

Для документов можно настроить строгий доступ. После этого карточка и содержимое документа со строгим доступом недоступны замещающим, администраторам и аудиторам, если им не выданы права в явном виде.

Все действия сотрудников с документом фиксируются в истории, что повышает безопасность работы в системе. В ней легко отследить, кто обращался к документу или вносил правки, информацию о выдаче, изменении и изъятии прав доступа.

Если сотрудник по ошибке изменил документ или создал лишнюю версию, то быстро связаться с ним помогут всплывающие подсказки:

История работы с договором

Мониторинг работ по документам

В режиме реального времени сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу. Этапы видны в его карточке. Если документ отправлен на согласование, в карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс.

В карточке документа можно посмотреть его текущее состояние, которое меняется на протяжении всего жизненного цикла документа от его создания и подписания до исполнения.

Этапы работ в карточке

Этапы работ в карточке документа

Отображение состояния документа в карточке

Отображение состояния документа в карточке

Удобный поиск документов

В Directum RX легко найти документ по его параметрам или тексту содержимого. Достаточно указать в критериях реквизиты поиска: наименование, автора, дату создания и др.

Еще проще обратиться к списку недавних документов, которые сотрудник создавал, просматривал или редактировал. Такой список всегда под рукой на панели навигации.

Чтобы быстро искать документы в списке, их можно выделять цветными метками. Проставленные метки видны только их автору. В дальнейшем можно запустить поиск по метке или отфильтровать список документов по нужному цвету.

При полнотекстовом поиске сотрудник может определить, какие из найденных объектов больше всего удовлетворяют поисковому запросу. Список можно отсортировать по релевантности.

В системе можно связывать документы между собой. Это помогает в один клик получить доступ ко всем необходимым материалам. Например, из карточки договора можно быстро найти дополнительные соглашения, акты, спецификацию, план-график работ и т.д. Также связанные документы можно открывать из списка или из области вложений карточек задачи, задания и уведомления. Для этого достаточно нажать на кнопку .

С локального компьютера можно загружать одновременно несколько приложений к документу. При этом сотруднику не нужно назначать права доступа, для каждого приложения: они получают такие же права, как у основного документа.

Поддержка и помощь

Наш менеджер уже увидел Ваше обращение и спешит помочь Вам как можно скорее!

В рабочее время (пн – пт с 9:00 до 18:00) наши менеджеры очень активны и общительны и с радостью ответят Вам в течение дня.

В остальное время – дожидайтесь ответа на следующий рабочий день.

А пока предлагаем вам:

  • Почитать отзывы наших клиентов;
  • Узнать о новинках для бизнеса в блоге;
  • Пообщаться с нашими клиентами в группе ВКонтакте и на Facebook.

Заказ обратного звонка

Заполните форму, специалист свяжется с вами в течение дня. Он ответит на все вопросы и оформит тестовый доступ, если это необходимо.

Как бороться с «вечным обновлением» СБиС++?

Данная инструкция разработана для опытных пользователей ПК или системных администраторов. Если вы сомневаетесь, справитесь Вы или нет, рекомендуем не рисковать, а обратиться в нашу техническую поддержку, заказав звонок специалиста.

Иногда встречаются проблемы с загрузкой обновлений программы СБиС++, когда программа уже долгое время обновляется. Скорее всего, что-то пошло не так во время загрузки.

Возможные причины проблемы с обновлением:

  1. Антивирус заблокировал файл обновлений;
  2. Прекращение работы Интернета во время загрузки обновлений;
  3. Какой-то файл из обновления загрузился некорректно.

Самый простой способ справится с проблемой – почистить файлы и вновь начать загрузку.

Инструкция зачистки файлов вручную

Для зачистки вручную необходимо иметь навыки работы с реестром операционной системы. Если навыков у Вас недостаточно, лучше обратитесь в техническую поддержку или к Вашему системному администратору.

Шаг 1. Закройте программу СБиС++

Шаг 2. Удалите все документы из парки СБиС

  1. Все документы из папки «Update» в корне СБиС;
  2. Папку «Sbis» из папки «AppData» пользователя;

Шаг 3. Удалите «SbisLoader» из реестра

Зайдите в меню «Пуск».

В строке поиска введите команду «Regedit» и нажмите «Enter».

Если у Вас Windows XP/2000, команду вводите в пункте «Выполнить» меню «Пуск».

На вашем экране откроется окно реестра, где необходимо найти файл «SbisLoader».

Проблема обновления СБиС

Инструкция автоматической зачистки

Чтобы автоматически зачистить файлы через «специальную утилиту» соблюдайте следующую последовательность действий:

Шаг 1. Закройте все процессы системы СБиС++

Шаг 2. Запустите CleanSbisMon.hta

Шаг 3. Проверьте запущенные процессы обновления

Для проверки запущенных процессов обновления, нажмите кнопку «Проверить наличие SbisMon».

Шаг 4. Завершите все процессы, связанные с обновлением

Далее нажмите «Завершить SbisMon» — данная команда завершить принудительно все процессы, связанные с обновлением СБиС++.

Шаг 5. Удалите настройки SbisMon

Удалите настройки по запуску процесса обновления. Для этого нажмите «Удалить настройки SbisMon».

Не переживайте, при запуске системы СБиС++, настройки установятся вновь.

Шаг 6. Завершите процесс зачистки

Для завершения зачистки нажмите «Полная зачистка SbisMon».

Дождитесь появления строки «ПОЛНАЯ ЗАЧИСТКА ЗАВЕРШЕНА» и закройте утилиту.

Шаг 7. Запустите систему СБиС.

Начните загрузку обновления вручную через вкладку меню «Сервис», пункт «Обновить программу».

Проблема обновления СБиС

Если Вам не удалось справиться самостоятельно, обратитесь в нашу техническую поддержку. Специалисты технической поддержки решат проблему с «вечным обновлением».

Легко сдавайте отчеты через СБиС++ Электронная отчетность! Остались вопросы?
Звоните!
Подключить СБиС++ +7 (343) 222-12-10
edo@asp-1c.ru
Заказать звонок

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *