Сколько хранятся отчеты в пфр и фсс
Перейти к содержимому

Сколько хранятся отчеты в пфр и фсс

  • автор:

Срок хранения отчетов в пенсионный фонд

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения отчетов в пенсионный фонд (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

  • Персонифицированный учет:
  • 39211620010066000140
  • АДИ-5 образец заполнения
  • Ади-7
  • Выдача сзв-м при увольнении
  • Выдача сзв-стаж при увольнении
  • Показать все
  • Персонифицированный учет:
  • 39211620010066000140
  • АДИ-5 образец заполнения
  • Ади-7
  • Выдача сзв-м при увольнении
  • Выдача сзв-стаж при увольнении
  • Показать все

Формы документов

Форма: Устав негосударственного пенсионного фонда
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2020) 10.4. Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам негосударственного пенсионного обеспечения в течение 3 (Трех) лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: Сроки хранения электронной отчетности в фонды и ФНС
(«Практическая бухгалтерия», 2023, N 9) Обратите внимание! Примечание (1) в ст. 624 относится к пп. «б» и устанавливает 75-летний срок хранения полученных отчетов в реестрах ПФР, а срок шесть лет означает страховой срок хранения полученной первичной отчетности в ПФР для устранения выявленных ошибок ввода и обеспечения воспроизводимости электронных документов/записей в реестрах.

Статья: Электронные документы в номенклатуре дел
(Афанасьева Л.П., Муравьева Н.А.)
(«Делопроизводство», 2020, N 1) Интересным примером соотнесения формы представления и срока хранения являются сводные (за год) индивидуальные сведения о трудовом стаже и начисленных страховых взносах в ПФР, ФОМС и ФСС, отражающих страховую и накопительную часть пенсии каждого сотрудника (ст. 905 Типового перечня, срок хранения — 75 лет), несмотря на то что в связи с изменениями в Налоговом кодексе РФ, вступившими в силу с 01.07.2016 (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ), срок хранения индивидуальных сведений о страховых отчислениях сотрудникам (6 раздел формы РСВ-1-ПФР) сокращен до 4 лет. При этом срок хранения сводных сведений о страховых взносах по организации в целом также понижен с постоянного (ст. 390 Перечня типовых архивных документов) до 5 лет. В электронной форме хранятся сведения текущей отчетности за период менее года. Однако согласно последним изменениям в пенсионном законодательстве страхователь представляет сведения на работающих у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации. Копии указанных сведений хранятся у страхователей по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности, т.е. не менее 5 лет. При этом срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в письменной форме составляет не менее шести лет, а указанных документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, — не менее семидесяти пяти лет. Они хранятся в составе информационных ресурсов ПФР в течение всей жизни зарегистрированного лица, а после его смерти — в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел . Таким образом, электронный подлинник документа подлежит долговременному хранению, а бумажная копия — оперативному.

Срок хранения отчетов по страховым взносам

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения отчетов по страховым взносам (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

  • Страховые взносы:
  • 18210202010060010160
  • 18210202010061000160
  • 18210202010061010160
  • 18210202010062100160
  • 18210202010062110160
  • Показать все
  • Страховые взносы:
  • 18210202010060010160
  • 18210202010061000160
  • 18210202010061010160
  • 18210202010062100160
  • 18210202010062110160
  • Показать все

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: Сроки хранения электронной отчетности в фонды и ФНС
(«Практическая бухгалтерия», 2023, N 9) Но будьте осторожны! Во-первых, речь идет не о любой отчетности: пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ с пятилетним сроком хранения «документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов» нам не подойдет в принципе; а пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ с шестилетним сроком хранения «документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов» подойдет, но не для любых отчетов. Под это понятие подпадают только те отчеты с 50/75-летним сроком хранения по Перечню 2019 года, которые мы уже отметили.

Статья: Срок хранения бухгалтерских документов могут увеличить вдвое
(«Практическая бухгалтерия», 2022, N 9) С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. В данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.

Нормативные акты

Минфина РФ от 31.05.2001 N 16-00-12/05
Акт по результатам документальной проверки расчетов работодателей и иных плательщиков страховых взносов с Пенсионным фондом Российской Федерации со справкой о начислении страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации утверждены Правлением Пенсионного фонда Российской Федерации для проведения документальных проверок правильности расчетов по страховым взносам в Пенсионный фонд; отчет о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг), отчет по труду утверждены Госкомстатом России и являются формами статистической отчетности организаций. Перечисленные документы не предназначены для подтверждения начисленной за отчетный период суммы оплаты труда и не являются документами, подтверждающими задолженность организации перед работниками по оплате труда.

Правовые ресурсы

  • «Горячие» документы
  • Кодексы и наиболее востребованные законы
  • Обзоры законодательства
    • Федеральное законодательство
    • Региональное законодательство
    • Проекты правовых актов и законодательная деятельность
    • Другие обзоры
    • Календари
    • Формы документов
    • Полезные советы

    Сроки хранения отчетности в организации

    С 2023 организации должны учитывать изменения, касающиеся сроков хранения отчетности и бухгалтерских, налоговых, кадровых документов, а также использовать новые сроки, чтобы избежать штрафов. Расскажем, сколько нужно хранить бумаги, что грозит за нарушения, как себя обезопасить.

    В этой статье:
    • Бухгалтерские документы: зачем хранить
    • Как подготовиться к хранению документов
    • Как определить начало срока хранения
    • Что делать, когда истек срок хранения документов
    • Срок хранения первичных документов
    • Сколько хранить налоговые документы
    • Срок хранения кадровых документов
    • Сроки хранения отчетности в 2023 году
    • Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2023 году
    • Срок хранения статистической отчетности
    • Срок хранения отчетов в ФНС и фонды
    • Срок хранения отчетности ИП
    • Санкции за нарушение порядка хранения документов
    • Как хранятся документы в Контур.Экстерне
    • Всегда доступный архив на компьютере
    • Хранение рабочих документов

    Ведите бухгалтерию прямо в Экстерне, а система заполнит отчеты по сведениям из учета и проверит перед отправкой

    Бухгалтерские документы: зачем хранить

    Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.

    Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:

    • защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
    • представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
    • обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

    Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы.

    Если бумаги были утрачены или испорчены, компания должна постараться их восстановить.

    Как подготовиться к хранению документов

    Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

    • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
    • Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
    • Налоговый кодекс РФ.
    • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
    • ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

    Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

    Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные нельзя оцифровать, а электронные распечатать.

    Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних.

    Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

    Как определить начало срока хранения

    Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:

    • для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
    • для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
    • для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
    • для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

    Что делать, когда истек срок хранения документов

    Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.

    Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:

    • сжечь;
    • обработать химическими веществами;
    • измельчить с помощью шредера.

    После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.

    14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна

    Срок хранения первичных документов

    Срок хранения первички — 5 лет после отчетного периода, в котором их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.

    После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

    Сколько хранить налоговые документы

    НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:

    • декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
    • налоговые регистры;
    • свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
    • книги покупок и продаж;
    • сведения о доходах физических лиц;
    • расчетно-платежные ведомости;
    • кассовые и банковские документы;
    • акты выполненных работ, оказанных услуг и др.

    Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.

    Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

    Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

    Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).

    14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна

    Срок хранения кадровых документов

    Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:

    • трудовые договоры с допсоглашениями;
    • график отпусков, график сменности;
    • штатное расписание, табель учета рабочего времени;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персданных работников;
    • акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
    • положение об аттестации рабочих мест;
    • положение по охране труда;
    • документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

    Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:

    • созданные до 2003 — не менее 75 лет;
    • созданные после 2003 — не менее 50 лет.

    Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.

    В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.

    Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ).

    В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:

    • правила трудового распорядка хранят 1 год;
    • графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
    • отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
    • а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.

    14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна

    Сроки хранения отчетности в 2023 году

    Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.

    Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2023 году

    — постоянно;
    — 5 лет, при отсутствии годовой — постоянно

    Хранение бухгалтерских документов

    Значительную часть документооборота организации составляют бухгалтерские документы. Если в ходе проверок будет выявлено, что нарушались условия их хранения или уничтожения, сотрудники бухгалтерии могут нести ответственность (гражданско-правовую, административную или уголовную). Поэтому необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы.

    Какие документы нужно хранить в бухгалтерии?

    Список обязательных к хранению документов регламентируется ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и включает в себя:

    • бухгалтерские документы;
    • документы, содержащие данные о доходах и расходах организации;
    • налоговые документы;
    • первичные документы и бухгалтерскую отчетность;
    • документы с информацией о регистрации компании в налоговых органах;
    • данные о выплатах в ФСС, ФОМС, ПФР.

    Какой срок хранения бухгалтерских документов в организации?

    Для всех видов бухгалтерской документации строго прописаны сроки, в течение которых организация обязана их хранить. Они регламентируются следующими нормативными актами:

    • Налоговым кодексом РФ;
    • Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
    • Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
    • Федеральным законом от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
    • Письмами Министерства финансов России от 26 апреля 2011 года № 03-03-06/1/270 (О сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли), от 25 мая 2012 года № 03-03-06/1/278 (Налоговый учет: хранение документов, подтверждающих объем понесенного убытка) и от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104 (О сроках хранения первичных документов индивидуальным предпринимателем, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов);
    • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 №558.

    Как долго хранить бухгалтерские документы?

    • Данные по налогообложению – четыре года с момента окончания налогового периода.
    • Регистры налогового учета и налоговую отчетность – пять лет после окончания периода.
    • Документацию по уплате страховых взносов в ФОМС, ФСС, ПФР, ведомости (расчетные и платежные), больничные листы, различные документы по выплатам – шесть лет после года последнего использования документа.
    • Срок хранения кадровой документации зависит от года ее создания: документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 – 75 лет.
    • Документация по расчету заработной платы – пять лет после окончания года создания документа.
    • Журналы учета рабочего времени и табели – пять лет после окончания года принятия документа. Здесь существует дополнительное требование: если в них отражено время работы в опасных или вредных условиях, то сроки хранения составляют 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 – до 2003.

    Как хранить первичные документы в бухгалтерии?

    Для ответа на вопрос, как лучше хранить бухгалтерские документы, можно обратиться к законодательному акту п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105. В нем указано, что бухгалтерская документация должна храниться в специальных помещениях, сейфах, шкафах. К их устройству также предъявляются определенные требования. Найти их можно в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

    • Для хранения бланков строгой отчетности используют специальные помещения либо металлические шкафы и сейфы, которые обеспечивают полную безопасность содержимого (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
    • Для хранения документов особой важности необходим сейф.
    • Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты, а также все документы, относящиеся к ним, хранят в хронологическом порядке в переплетенном виде.
    • Для хранения других документов можно использовать закрывающийся шкаф или специальное помещение. Ответственность за них несет главный бухгалтер либо доверенное лицо.

    Эти правила следуют из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

    Важно: бухгалтерскую документацию можно хранить в электронном виде. Это определено законодательством (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Это же относится к налоговым декларациям и регистрам налогового учета (ст. 80 НК РФ, ст. 314 НК РФ соответственно).

    Санкции за неправильное хранение бухгалтерской документации

    Бухгалтерские документы компании могут запросить такие органы, как: ФНС, ФСС, ПФР и трудовая инспекция. Если документы не будут предоставлены вовремя, то, как организации, так и ответственному лицу будет грозить штраф. Чтобы избежать подобных мер, необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы, где их хранить, в каких архивах.

    Если по каким-либо причинам документы в ФНС не предоставлены, то за каждый документ организацию оштрафуют на двести рублей, а должностное лицо – на сумму от трехсот до пятисот рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ и ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ соответственно).

    В случае непредставления документов в ФСС или ПФР организация также будет оштрафована на 200 рублей, а должностное лицо – на 300-500 рублей за каждый документ (ст. 48 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ, ч. 3,4 ст. 15.33 КоАП РФ).

    Если документы не были предоставлены трудовой инспекции, организации придется заплатить штраф от 30 до 50 тыс. рублей, должностному лицу – 1000-5000 рублей.

    Полезные материалы

    • Хранение документов
    • Хранение бухгалтерских документов
    • Оперативное хранение документов
    • Депозитарное хранение документов
    • Внеофисное хранение документов
    • Хранение кадровой документации

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *