Как в сбис сформировать сзв р
Перейти к содержимому

Как в сбис сформировать сзв р

  • автор:

Отчет ЕФС-1: особенности заполнения, сроки, ответы СФР

В январе 2023 года в России появилось новое ведомство – СФР. Оно объединило Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, сохранив все их полномочия. Слияние фондов повлекло за собой и слияние форм отчетности. Так появилась ЕФС-1. Она заменила сразу несколько отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3

Меняем старое на новое

Новая форма ЕФС-1 состоит из титульного листа, двух разделов и подразделов с бланками для отчетности. В зависимости от того, какие сведения необходимо представить, необходимо заполнить соответствующий раздел. При этом отчетный период и срок сдачи каждого свой.

Заполнение формы ЕФС-1 схоже с заполнением старых форм.

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» сдают при приеме на работу, увольнении, заключении или прекращении гражданско-правового договора. А также при переводе на другую постоянную работу или подаче работником заявления об отказе от бумажной трудовой книжки.

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» – заполняют по итогам года на людей, которые, например, выполняли работы, дающие право на досрочную пенсию, были в простое или отстранялись от работы, находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет или в неоплачиваемом отпуске.

Во 2 разделе формы ЕФС-1 отражают сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производств. Таким образом, раздел 2 формы ЕФС-1 включает те же таблицы, которые входили в форму 4-ФСС (кроме одной – про страховые случаи).

Каждый раз подавать всю форму целиком не нужно. Обязательным для заполнения является титульный лист.

Не штрафом едины

Обязанность бизнеса своевременно представлять данные о страхователях и начислениях на выплату обеспечения по страхованию застрахованным никуда не исчезает.

Согласно ст. 24 Закона № 125-ФЗ страхователи ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, представляют в территориальный орган страховщика по месту их регистрации сведения о начисленных страховых взносах в составе единой формы сведений, предусмотренной ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».

За просрочку сдачи отчетности либо представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Несоблюдение порядка сдачи отчетности в электронной форме — 1000 рублей.

За непредставление сведений о трудовой деятельности — это подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — по-прежнему есть отдельная санкция. Руководителю компании грозит предупреждение от инспекции или административный штраф от 300 до 500 Р.

Подача ЕФС-1 электронно

С 1 января изменения уже появились в СБИС и сдавать отчет ЕФС-1 можно подключив сервис «СБИС Отчетность». Вместо привычной вкладки «ПФР» и «ФСС», появляется новый государственный орган СФР.

Ну, а если вы не хотите постоянно заносить сведения о каждом сотруднике и проставлять вручную сумму выплат, рекомендуем подключить модуль «Зарплата и кадры». С ним сдавать ЕФС-1 проще и надежнее. Система все сделает за вас. Вам останется только проверить отправляемые данные.

Отвечает СФР

Поскольку форма новая (не смотря на то, что состоит из старых отчетов), вопросов по ней остается ещё много. Поэтому попросили представителей СФР дать ответы на самые частые вопросы. На ваши вопросы отвечает Софья Валерьевна Мальцева, заместитель начальника управления персонифицированного учета отделения СФР по Пермскому краю.

Индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения и патентную систему налогообложения без работников. Надо ли сдавать нулевую форму ЕФС-1 и какие разделы, если сдавать?

В случае если нет наемных работников, то сведения по форме ЕФС-1 в отношении самого себя (ИП) не представляются.

По договору ГПХ нужно предоставлять сведения на следующий день от даты заключения или от даты начала действия?

Сведения представляются не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом договора гражданско-правового характера, а в случае прекращения договора — не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.

Заключаем договоры ГПХ с физическими лицами (не штатные). Как заполнять ЕФС-1 при заключении таких договоров, какие поля обязательные, а какие нет?

В подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 обязательно должны быть заполнены графы 1, 2, 3, 6, 8, 9, 10. Графа 4 заполняется при необходимости. Графы 5, 7 — не заполняются.

Если сотрудник находится в отпуске без сохранения заработной платы, надо ли сдавать ЕФС-1?

Подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о страховом стаже» представляется по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

В отношении застрахованных лиц, которые в отчетном периоде находились в отпуске без сохранения заработной платы, подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о страховом стаже» представляется за весь период работы указанных лиц, в том числе с выделением неоплачиваемых периодов кодом «НЕОПЛ» в графе 7 «Дополнительные сведения».

Итак, форма ЕФС-1 не так страшна как кажется, главное разобраться в нюансах. Наша техническая поддержка обязательно вам поможет в заполнении и решении любых технических вопросов. Уверены, вы со всем справитесь.

Обязательные документы при увольнении в 2023 году: руководство для работодателей

В 2023 году изменился перечень документов, которые обязательно должны быть выданы сотруднику при увольнении. Рассказываем, какие документы обязательно должны быть переданы непосредственно увольняющемуся сотруднику, а какие могут быть предоставлены по запросу. Наша статья содержит актуальный список документов на 2023 год, а также шпаргалки, образцы и рекомендации экспертов.

Какие документы выдаются сотруднику при увольнении

При окончании трудового договора работодатель должен не только провести расчет с увольняющимся сотрудником по выплатам, но и выдать документы, предусмотренные законодательством РФ при увольнении. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, а другие могут быть выданы по запросу работника.

Все документы при увольнении должны быть выданы в последний рабочий день. Если по какой-то причине сотрудник не является на работу в этот день, работодатель обязан как можно скорее отправить письменное уведомление с запросом на отправку документов по почте.

Напомним, что в 2023 году список документов при увольнении изменился из-за объединения двух фондов — ПФР и ФСС. Кроме того, часть документов придется оформлять по новым формам.

Перечень документов, которые обязательно необходимо предоставить работнику при увольнении, включает:

  • Трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности в форме СТД-Р.
  • Выписку из РСВ по разделу 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за текущий год.
  • Выписку из ЕФС-1 по подразделу 1.2 «Сведения о страховом стаже» (ранее известную как СЗВ-СТАЖ).
  • Выписку из персонифицированных сведений о физических лицах вместо СЗВ-М.
  • Расчетный листок.
  • Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.

Прочие документы, включая «Справку о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказов о приеме на работу и увольнении и др., выдаются только при наличии заявления работника о предоставлении указанных документов. Список документов, которые обязательно выдаются при увольнении, со временем меняется, поэтому рекомендуем регулярно его проверять. В частности, с 1 января 2023 года не требуется выдавать справку 182н и выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.

В СБИС увольнение сотрудника происходит максимально просто и быстро благодаря чек-листу, который помогает не забыть выполнить все необходимые действия при увольнении. Из чек-листа можно:

  • автоматически сформировать кадровые документы
  • произвести расчеты с увольняемым сотрудником
  • заполнить форму СТД-Р для сотрудника

Чек-лист в СБИС можно настроить под нужды компании. Например, для дистанционных сотрудников можно добавить пункты о выдаче бумажной трудовой книжки или получении согласия на ее отправку по почте.

Оставьте заявку, наши специалисты расскажут про все возможности СБИС, подберут выгодные тарифы, настроят программное обеспечение и окажут техническую поддержку

Напомним также, что увольнение сотрудника не меняет сроки представления отчетности в СФР и ИФНС, поэтому необходимо соблюдать установленные сроки. В большинстве случаев для увольняющегося сотрудника документы придется сформировать заранее до окончания отчетного периода. По истечении отчетного периода необходимо сформировать отчетность заново, включив информацию об уволенных сотрудниках. Важно учесть, что при увольнении работника необходимо также обеспечить своевременную передачу всех документов и сведений в СФР и ИФНС, не связанных с отчетностью согласно установленным требованиям и срокам.

СБИС Электронная отчетность быстро и легко подготовит и сдаст все ваши отчеты. Узнайте, как подключиться к СБИС со скидкой до 50%.

Заполнение трудовой при увольнении

Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.

После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.

При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.

Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.

Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.

Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении

Формы СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 объединены в единую отчетную форму ЕФС-1, которую начиная с 2023 года следует представлять в Единый Социальный Фонд. Форма ЕФС-1 была утверждена постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года.

При увольнении работник должен получить выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» единой отчетной формы ЕФС-1. Этот подраздел заменил бывшую форму СЗВ-СТАЖ. Выписка делается только по конкретному работнику.

Обратите внимание, что начиная с 2023 года выписку из ЕФС-1 необходимо выдавать не только работникам, заключавшим трудовые договоры, но также и тем, с кем был расторгнут гражданско-правовой договор.

Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника

В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.

Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.

Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.

Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах» при увольнении

Персональная выписка о физических лицах заменила ранее действующую форму СЗВ-М. Отчет содержит персональные данные работников и информацию о выплатах и других вознаграждениях, полученных ими. Форма утверждена Приказом ФНС от 29 сентября 2022 года № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

В разделе 3 формы РСВ дублируются данные из персональных сведений, однако в законе о персональных данных не указано, какую именно форму необходимо выдавать при увольнении (пункты 8 и 12 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому наиболее безопасным вариантом будет выдача обеих форм.

Выдача расчетного листка при увольнении

При увольнении работника необходимо выдать ему расчетный листок за период, за который производится окончательный расчет. Если увольнение происходит до официальной даты выплаты за прошлый месяц, то необходимо выдать расчетный листок за оба месяца.

В расчетном листке за текущий месяц должны быть учтены все начисления при увольнении, а итоговая сумма к выплате должна соответствовать сумме, которую вы перечислите работнику.

Законодательно не установлена форма расчетного листка, поэтому вы можете разработать и утвердить свою форму, которая обычно соответствует форме, используемой в учетной программе.

В день увольнения работник должен получить все оригиналы своих документов, которые были переданы работодателю, включая медицинскую книжку (даже если она была оплачена за счет работодателя), дипломы, свидетельства и др.

Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот

Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:

  • Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
  • Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
  • Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
  • Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.

Штрафы за невыдачу документов при увольнении

Если вы не выдадите работнику его документы в день увольнения или не отправите ему уведомление о необходимости их получения (если он отсутствует на работе), вам может грозить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для компании — от 30 000 до 50 000 ₽
  • для руководителя и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽
  • За повторное нарушение размеры штрафов еще выше: для компаний до 70 000 ₽, для руководителей и ИП до 20 000 ₽

Кроме того, если вы нарушили сроки выдачи трудовой книжки (или отправили ее по почте без согласия работника), вам придется выплатить работнику денежную компенсацию, равную его среднему заработку за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).

СБИС организует кадровый учет любой сложности, а наши специалисты подберут выгодные тарифы, установят программное обеспечение, настроят рабочие места и окажут техническое сопровождение. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время.

АБТ Сервисы для бизнеса

Мы автоматизируем ваш кадровый документооборот быстро и качественно. Возьмем на себя все вопросы по подключению КЭДО, переносу данных, созданию электронного архива, подготовим рабочие места и обучим сотрудников.

Подключиться Заказать консультацию

  • Подключим к программному обеспечению из реестра Российского ПО
  • Техническая поддержка для клиентов 24/7
  • Работаем круглосуточно 365 дней в году

Перейти на электронные трудовые книжки

С 2020 года в РФ введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Каждый сотрудник вправе решить, согласен ли он перейти на электронный формат, или хочет сохранить бумажный вариант. Работодатель должен уведомить своих работников об ЭТК и получить от них заявление о выборе формата трудовой книжки.

  1. До 31 октября 2020 года сообщите работникам, что они могут перейти на ЭТК или сохранить бумажную трудовую книжку. Вы можете процитировать закон или описать суть своими словами. Уведомить сотрудников можно как устно, так и письменно (образец уведомления).
  2. До 31 декабря 2020 года получите заявление от работника о выборе формата трудовой книжки. Его можно распечатать из карточки сотрудника в СБИС или заполнить вручную (образец заявления).

Если сотрудник указал, что хочет вести трудовую книжку:

  • в электронном виде — в бумажную трудовую внесите запись о том, что сотрудник выбрал электронный формат. После этого выдайте трудовую книжку работнику;
  • в бумажном виде — продолжайте вести трудовую книжку одновременно и в электронном, и в бумажном виде.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года в РФ введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Чтобы вносить в них данные, работодатель обязан представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме «ЕФС-1».

Когда нужно сдавать

ЕФС-1 нужно сдать, если в отчетном месяце были кадровые изменения:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность, между подразделениями и прочее;
  • переименование работодателя;
  • присвоение работнику второй и последующих профессий или разряда;
  • увольнение;
  • запрет занимать должность (вид деятельности).

Это касается всех сотрудников, включая совместителей, работников в декретном отпуске или в отпуске за свой счет.

Нулевой ЕФС-1 отправлять не нужно. Также ЕФС-1 не сдают ИП, у которых нет наемных работников.

Срок сдачи

До 15 числа месяца, следующего за тем, в котором по сотруднику были кадровые изменения.

При приеме или увольнении сотрудника сведения нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (Постановление Правительства РФ № 460 от 8 апреля 2020 г.).

С чего начать

  1. Зарегистрируйтесь в системе электронного документооборота СФР для отправки формы ЕФС-1.
  2. Сформируйте ЕФС-1.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *