Что такое машиночитаемая доверенность для фсс образец
Перейти к содержимому

Что такое машиночитаемая доверенность для фсс образец

  • автор:

Как работать с машиночитаемой доверенностью ФСС в «Референте»

Машиночитаемая доверенность ФСС — документ, отправляемый по ТКС за подписью первого лица организации, для предоставления лицу права подписывать отчетность в СФР(бывш. ФСС).

При создании МЧД, генерируется ее уникальный номер (создается автоматически, Клиент на него не влияет).

После положительного приема МЧД ФСС, ее уникальный идентификатор должен указываться при отправке отчета. Сервисы «Такскома» делают это автоматически.

Создание и отправка

Отправить МЧД ФСС можно только по сертификату первого лица организации-доверителя (за кого будет представляться отчетность), имеющего право работать без доверенности.

    Нажмите «Действия» — «Создать» — «Создать онлайн»;

Выберите организацию и нажмите «ОК»;

  • Перейдите на вкладку «ФСС»;
  • Найдите в списке форму «Электронная доверенность»;

    Выберите документ и нажмите «Создать»;

  • Откроется форма доверенности, некоторые данные будут предзаполнены;
  • Заполните недостающие данные:
    • срок действия доверенности;
    • в блоке «Сведения о представляемом лице» — укажите данные организации, за которую подаются сведения;
    • в блоке «Сведения о доверителе» — укажите физическое лицо -руководителя организации, за которую подаются сведения;
    • в блоке «Сведения об уполномоченном представителе» — укажите организацию, ИП или физическое лицо, которое будет представлять отчетность в СФР(бывш. ФСС);
    • «Полномочия» — выберите из справочника код полномочий и укажите разрешено ли передоверие.
      FSS_000000 — полные права (самые первые в списке).
  • Нажмите «Сохранить», затем «Отправить в Референт»;
  • Документ будет импортирован на вкладку «Выходной контроль», необходимо выбрать его из списка и нажать «Отправить».
  • Отслеживание статуса приема

    Отправленные доверенности отображаются на вкладке «ФСС» — «Доверенности».

    При двойном нажатии открывается подробная информация об ЭДО.

    Принятые доверенности импортируются в базу «Референта» для дальнейшего использования при отправке. Они временно не отображаются в интерфейсе.

    Импорт подготовленных в другом ПО доверенностей

      На вкладке «Выходной контроль» нажмите «Импортировать» в нижней правой части экрана;

    В поле «Тип» укажите из выпадающего списка «ФСС»;

    Нажмите «Открыть» и выберете файл с вашего ПК;

  • Нажмите «ОК», файл появится на вкладке «Выходной контроль»;
  • Выделите файл галкой в чек-боксе и нажмите «Отправить».
  • Указание сведений об МЧД, ранее отправленной через другое ПО

    Указать сведения в справочниках нельзя.

    1. Нажмите «Действия» — «Создать» — «Создать онлайн»;
    2. Перейдите на вкладку ФСС и найдите в списке документ «Запрос доверенности»;
    3. Укажите в форме уникальный идентификатор доверенности (Вы можете просмотреть в ранее отправленной МЧД);
    4. Нажмите «Отправить в Референт»;
    5. Отправьте документ в СФР(бывш. ФСС);
    6. Дождитесь поступления ответа.

    После получения из СФР(бывш. ФСС) сведений в ответ на запрос, данные о доверенности будут занесены в базу и в дальнейшем использованы при отправке документов.

    Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2024 году

    С 1 сентября 2024 документы можно будет подписывать только одним способом — с помощью электронной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности. Как оформить МЧД и какие платформы их поддерживают, узнайте в статье.

    В этой статье:
    • Что такое МЧД или электронная доверенность
    • Зачем ввели МЧД
    • Сроки введения машиночитаемых доверенностей
    • Принципы работы МЧД и содержание доверенности
    • Как передоверять машиночитаемую доверенность
    • Как указать полномочия в доверенности
    • МЧД в налоговой отчетности уже работает
    • МЧД в Росстате, таможне и Честном ЗНАКе
    • Использование электронной доверенности в ЭДО
    • Сервис Контура для работы с доверенностями

    Что такое МЧД или электронная доверенность

    Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе — уполномоченном работнике — и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность.

    Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации.

    МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Это помогает информационным системам и сервисам автоматически считывать сведения из МЧД.

    Поэтому МЧД нужно создавать в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности. В нем вы сможете формировать, отзывать, отслеживать актуальность и управлять всеми МЧД вашей компании.

    Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

    Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов.

    Зачем ввели МЧД

    Электронные доверенности ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники заверяли документы компании двумя способами.

    Использовали сертификат электронной подписи юрлица. В нем указывают и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволяет проверить полномочия сотрудника. Заверять документы с помощью сертификата юрлица можно и сейчас, до истечения срока его действия.

    Использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку сотрудник, у которого есть имел доступ к ключу директора, может совершать любые действия от лица организации, например, ликвидировать компанию или вывести все деньги с ее счета.

    С 1 сентября 2024 сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только сертификат электронной подписи физлица. В нем есть личные данные работника и нет информации о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

    Сроки введения машиночитаемых доверенностей

    С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. Когда истечет срок действия старых, документы от имени компании нужно будет подписывать сертификатом физлица и прикладывать к ним машиночитаемую доверенность.

    Пока сертификат юрлица действует, сотрудники могут использовать два варианта:

    1. Подписывать документы сертификатом юрлица на площадках, которые не перешли на новые правила работы.
    2. Использовать подпись физлица в системах, которые принимают машиночитаемые доверенности. Сейчас МЧД можно использовать, например, в электронном документообороте с контрагентами, ФНС, СФР, Честном ЗНАКе, ЕГАИС, ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК.

    После того, как сертификат юрлица перестанет действовать, останется только один способ — сертификат физлица плюс машиночитаемая доверенность.

    Автоматизируйте выдачу сертификатов физлица для ваших сотрудников с помощью Корпоративного центра регистрации Контура.

    Принципы работы МЧД и содержание доверенности

    Нормативная база по работе с МЧД уже готова, но практика применения все еще вызывает вопросы. Разберем основные моменты.

    Выпуск доверенностей

    Руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью — ЭП физлица не подойдет. Подписанная доверенность отправляется на хранение в распределенный реестр ФНС и информационную систему.

    Пример заполнения машиночитаемой доверенности в сервисе Контура. Указываются сроки действия доверенности, данные сотрудника и компании.

    Хранение доверенностей

    МЧД может храниться в разных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и как настроена работа в организации.

    Хранить доверенности можно в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД — или в информационных системах:

    • операторов ЭДО, в том числе Контура;
    • федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и других);
    • аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
    • УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
    • головного удостоверяющего центра (ЕСИА);
    • в которых подписывают документы, например, собственная система организации или сервис Контура;
    • аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существуют).

    Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.

    Отправка и использование доверенностей

    Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

    • отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
    • указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе.

    Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

    • срок действия доверенности;
    • полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
    • электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

    Отзыв доверенности

    Если у сотрудника изменились полномочия, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

    Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.

    У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

    • информация о МЧД — название и номер, срок действия;
    • данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;
    • данные представителя и полномочия, которые он получает;
    • возможность передоверия;
    • электронная подпись, которой подписана МЧД.

    Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Его уже поддержали крупные игроки рынка и многие регуляторы. Но пока единый формат носит рекомендательный характер. Какие МЧД подойдут для разных систем, узнайте в статье.

    Пока требования к МЧД не стали едиными для каждой системы, вы всегда можете обратиться за помощью к экспертам Контура. Они помогут разобраться во всех тонкостях.

    Как передоверять машиночитаемую доверенность

    Руководитель может оформить на сотрудника МЧД, которая позволит ему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. При этом действуют правила:

    • Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст. 187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
    • В других случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, необходимо заверить у нотариуса. Например, к нему должен обратиться бухгалтер, который делегирует выпуск доверенностей другому сотруднику. О практических нюансах нотариального передоверия узнайте в статье.

    Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать.

    Как указать полномочия в доверенности

    Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора — перечня наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем ищут по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором можно на Госуслугах.

    МЧД в налоговой отчетности уже работает

    Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

    Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

    Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.

    МЧД в Росстате, таможне и Честном ЗНАКе

    Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД.

    Планы по использованию МЧД есть еще у некоторых госпорталов. Например, у Росстата. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

    Использование электронной доверенности в ЭДО

    Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

    Сервис Контура для работы с доверенностями

    Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность.

    В сервисе можно создавать, подписывать, передавать в распределенный реестр ФНС, проверять и отзывать МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно-правовых актов. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и СФР. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

    Контур.Доверенность позволяет управлять всеми МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия. Если он не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

    Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются.

    Сервис уже можно использовать для обмена документами с контрагентами, например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.

    Управлять всеми МЧД компаниями поможет сервис Контур.Доверенности. В нем можно создавать, отправлять и отзывать МЧД, следить за их актуальностью и полномочиями сотрудников

    Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

    Отправка машиночитаемой доверенности в СФР (бывш. ФСС)

    Если подпись выдана на представителя организации (сотрудника и т.д.), то для отправки отчетности в СФР (бывш. ФСС) необходимо отправить машиночитаемую доверенность (МЧД) в СФР. МЧД подписывается электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности.

    МЧД – это машиночитаемая доверенность на имя сотрудника организации, созданная в электронном виде и имеющая машиночитаемый формат, который обеспечивает возможность декодирования информации компьютером. Она необходима для подтверждения полномочий сотрудника на выполнение действий от имени организации.

    Создание МЧД в 1С

    Для создания МЧД (машиночитаемой доверенности) перейдите в Отчеты (1)Уведомления (2)Создать (3)МЧД (4)Машиночитаемая доверенность (СФР, бывш. ФСС) (5):

    Машиночитаемая доверенность

    Откроется форма МЧД для заполнения:

    Машиночитаемая доверенность

    Идентификатор доверенности – генерируется автоматически при создании МЧД.

    В качестве представителя можно указывать конкретный сертификат электронной подписи. Для этого необходимо отметить в строке Представитель пункт Сертификат (1). Далее в появившейся строке Сертификат выберите в ней сертификат представителя:

    Машиночитаемая доверенность

    Появится строка Сертификат. Выберите в ней сертификат представителя:

    Машиночитаемая доверенность

    В строке Полномочия есть возможность выбрать полномочия для представителя. По умолчанию выбраны все полномочия. Для настройки в строке Полномочия нажмите гиперссылку Все (1). Справочник полномочий представителя детализирован по типам и имеет иерархическую структуру. Выберите желаемые полномочия из списка (2) и нажмите кнопку Сохранить (3):

    Машиночитаемая доверенность

    Есть возможность передоверия, то есть право представителя выписывать доверенности на третьих лиц. Таким образом, для МЧД СФР (бывш. ФСС) возможна цепочка связанных доверенностей. Для настройки передоверия в строке Идентификатор родительской доверенности нажмите на многоточие и выберите родительскую доверенность:

    Машиночитаемая доверенность

    После заполнения доверенности её можно отправить в СФР.

    Подписывать МЧД необходимо электронной подписью руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности. При подписании МЧД подписью другого сотрудника поступит отказ от СФР.

    Нажмите кнопку Отправить. Статус МЧД изменится на Отправлено в СФР (бывш. ФСС). В случае успешной регистрации, примет значение Зарегистрировано.

    Загрузка зарегистрированного ранее МЧД

    Если МЧД зарегистрирована в одной информационной базе, а использовать нужно в другой, зарегистрированную МЧД можно загрузить. На вкладке Уведомления нажмите Загрузить (1) → МЧД (2) → Загрузить машиночитаемую доверенность (СФР, бывш. ФСС) (3):

    Машиночитаемая доверенность

    В открывшемся окне укажите Идентификатор доверенности (GUID), выберите организацию и нажмите кнопку Загрузить:

    Машиночитаемая доверенность

    После успешной загрузки, доверенность появится в списке уведомлений.

    Отзыв МЧД

    Когда доверенность успешно зарегистрируется, появится возможность её отозвать.

    Откройте зарегистрированную МЧД и нажмите кнопку Отозвать (1). В появившемся окне укажите причину отзыва, можно установить признак Отозвать зависимые доверенности (при наличии) и нажмите кнопку Отправить (2):

    Машиночитаемая доверенность

    После регистрации заявления об отзыве статус МЧД изменится на Отозвано.

    Что такое машиночитаемая доверенность?

    Машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными с 1 января 2022 года. Но власти отложили изменения — правила вступят в силу в 2023 году. В 2022 году руководители организаций и сотрудники могут использовать машиночитаемые доверенности по желанию. Это так называемый переходный период.

    Что известно на декабрь 2022 года
    Использование МЧД станет обязательным с 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года

    В статье расскажем, кому нужна машиночитаемая доверенность, как ее создать и использовать. Правила будут актуальны с 2023 года, но начать готовиться к изменениям лучше уже сейчас.

    Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?

    В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.

    По-старому
    По-новому

    Такая схема подойдет для работы в офисе и удаленно.

    Чтобы получить подпись, сотрудники могу обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Продлевать уже выпущенные подписи удобно в корпоративном удостоверяющем центре. Также в сервисе можно следить за сроками действия сертификатов и вести реестр выданных подписей сотрудникам.

    1

    Специалисты на аутсорсе, которые официально не трудоустроены в организации, тоже могут действовать от лица компании по МЧД. Для этого им нужна электронная подпись физического лица и МЧД, подписанная руководителем организации, от лица которой действует специалист.

    Требования к машиночитаемой доверенности

    Требования к машиночитаемым доверенностям определены Приказом Минцифры России. Документ вступит в силу с 1 января 2022 года. Самые важные положения:

    • Формат доверенности — XML. Это означает, что система, в которую загружается такая доверенность, должна поддерживать автоматизированную обработку данных.
    • Руководитель организации или предприниматель должны подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью.
    • Система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее. Это может сделать руководитель организации или предприниматель.
    • Форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами, в которые возможно загрузить документы. Если они не установят правила, нужно применять форму, размещенную на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

    Где работает машиночитаемая доверенность?

    На данный момент МЧД принимают только сервисы ФНС России и ФСС. Налоговая работает по правилам, утвержденным в Приказе от 30.04.2021. ФСС опубликовал правила работы с МЧД на сайте. Остальные госпорталы, электронные торговые площадки и системы, которые принимают документы, подписанные электронной подписью, должны настроить функционал для приема МЧД до 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года. Правило относится, в том числе, к ЭДО.

    Для обмена документами с контрагентами, МЧД можно создать в сервисе оператора ЭДО.

    Если система еще не принимает МЧД, рекомендуем работать с электронными подписями, выпущенными на сотрудников организации и бумажными доверенностями.

    Как сделать машиночитаемую доверенность?

    Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.

    Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.

    Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG. Руководитель может выдать неограниченное число доверенностей. Срок каждой не должен превышать три года. Конкретный срок действия указывается в доверенности.

    Какие сведения должна содержать машиночитаемая доверенность?

    1. Наименование документа.
    2. Сведения о доверителе: предпринимателе или организации.
    3. Сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями.
    4. Дата выдачи.
    5. Срок действия.
    6. Перечень полномочий сотрудника, которые он вправе осуществлять от имени организации или предпринимателя.
    7. Коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание.
    8. Сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности.
    9. Номер доверенности;
    10. Указание на возможность передоверия.
    11. Электронная подпись, которой подписана доверенность.
    12. В какую систему будет загружаться доверенность — указывается по желанию.

    Что такое классификатор полномочий?

    В машиночитаемой доверенности нужно указать полномочия сотрудника. Например, тендерному специалисту будут нужны полномочия по участию в закупках, а юристу — по взаимодействию с налоговой. У каждого сотрудника может быть свой набор. А можно доверить сразу все полномочия. Они прописаны в классификаторе. Частично он уже размещен в Единой системе нормативной справочной информации. Но Минцифры его еще дополняет. Когда будет готова финальная версия, неизвестно. Но если в классификаторе пока нет полномочий, например, по участию в торгах, то и создать МЧД с такими полномочиями не получится.

    Внутри организации можно создать свой классификатор для внутреннего ЭДО и обмена документами с контрагентами.

    Что делать сотруднику с машиночитаемой доверенностью?

    Чтобы подписать документ от имени компании или предпринимателя, сотрудник должен использовать свою электронную подпись. К подписанному документу нужно приложить машиночитаемую доверенность.

    doverennost

    Если у компании большой документооборот, не обязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Можно подписать соглашение с контрагентом о том, что достаточно сделать это один раз. И указать, в какой системе хранится доверенность и как ее найти.

    Если кратко

    1. С сентября 2023 года сотрудники организаций и предпринимателей должны подписывать документы своей электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого нужна машиночитаемая доверенность.
    2. Машиночитаемую доверенность должно подписать лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица, или предприниматель.
    3. Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.

    Электронная подпись для любых задач
    В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работы
    Заказать подпись

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *