Как в сбисе аннулировать полученный документ
Перейти к содержимому

Как в сбисе аннулировать полученный документ

  • автор:

Как аннулировать универсальный передаточный документ

Функционал по аннулированию универсального передаточного документа (УПД), а также универсального передаточного документа исправленного (УПДи) и универсального корректировочного документа (УКД) доступен для участников оборота, использующих ЭДО Лайт, а также для участников, работающих со сторонними операторами электронного документооборота (ЭДО).

Подробная инструкция по аннулированию документов в ЭДО Лайт: Методические рекомендации.

Если Ваша организация поддерживает сотрудничество с коммерческим оператором ЭДО, рекомендуем обратиться к данному оператору для получения информации по оформлению документа аннулирования.

Аннулирование документов выполняется с помощью подписанного отправителем и получателем документа «Аннулирование» . Аннулирование отменяет сформированную счёт-фактуру и, соответственно, аннулирует факт сделки в рамках универсальных документов (УД). Также аннулировать можно УПД, обработанные с ошибками.

Обращаем Ваше внимание! Аннулировать можно только подписанный документ. Также до момента подписания документа в рамках «ЭДО Лайт» отсутствует возможность отправки запроса на аннулирование. Для получения консультации по вопросам, связанным с аннулированием в коммерческом операторе ЭДО рекомендуем обратиться к коммерческому оператору ЭДО.

Документ аннулирования не восстанавливает расформированные агрегаты, частично отгруженные по аннулируемому УПД: коды идентификации (КИ) возвращаются продавцу, но исходные агрегаты остаются в статусе «Расформирован». В данном случае продавец может отгрузить вложения агрегатов, сформировав новый документ с КИ вложений, либо подать новый документ агрегирования с возвращёнными КИ.

При поступлении документа «Аннулирование» от Оператора ЭДО осуществляется проверка корректности полученных сведений. Проверка не будет пройдена в случае поступления сведений по форме и содержанию не соответствующих требованиям. Успешно отправленный документ «Аннулирование» отобразится в разделе «Документы» со способом получения «ЭДО» и статусом загрузки «Обработан». При статусе загрузки «Обработан с ошибкой» информация о причине ошибки отображается при просмотре данного документа. Аннулированный документ изменит статус на «Аннулирован».

Приемка маркированной продукции через ЭДО «Астрал.Онлайн» / «СБИС»

Позволяет выполнить приемку маркированной продукции от поставщика при работе с ЭДО «Астрал.Онлайн» / «СБИС».

�� Подтвердить универсальный передаточный документ (УПД) необходимо в течение 3-х рабочих дней с момента отгрузки товаров поставщиком, но не позднее дня, когда произошла продажа или какая-либо другая операция, которая привела к выбытию товаров из оборота (подробности по ссылке).

Товарные группы, которые доступны для приемки:
  • Табак (в том числе альтернативный);
  • Никотинсодержащая продукция;
  • Обувь;
  • Духи и туалетная вода;
  • Шины и автопокрышки;
  • Товары легкой промышленности (одежда, ткани и др.);
  • Молочная продукция (порядок приемки описан в инструкции).
  • Упакованная вода (Перечень категорий питьевой воды, подлежащих обязательной маркировке).

При работе с другим оператором ЭДО приемка доступна через создание и проведение документа приход вручную, либо через импорт УПД в формате *xml, подробнее по ссылке.

�� Накладные, которые содержат немаркированные товары, также будут поступать в систему, порядок их приемки описан по ссылке.

Где находится

Личный кабинет → Главное меню → Управление магазином → Поставка

Порядок действий:

1) Подготовка к приемке

Перед началом работы с документами из ЭДО выполните следующие действия в личном кабинете:

1. Настройте обмен документами с сервисом «Астрал.Онлайн» / «СБИС»;

2. Настройте маршрутизацию (выберите подразделение, в котором будет приниматься маркированная продукция).

2) Работа с документом «Приход»

⚡ При работе с ЭДО «Астрал.Онлайн» / «СБИС» не нужно вручную создавать документ «Приход», так как он поступит в личный кабинет автоматически, а вместе с ним контрагенты и карточки товаров, если ранее они не были созданы в сервисе Лайтбокс.

�� Если в разделе Поставка не отображается документ, то значит он не был отправлен поставщиком или при загрузке УПД в систему произошла ошибка.

Неподписанные в ЭДО документы будут иметь статус Сформированный (индикатор УПД.Новый ).

Также в товароучетную систему могут загружаться УПД, которые уже подписаны в ЭДО, такие документы будут отображаться в статусе Сформированный (индикатор УПД.Подписанный )

Документ «Приход» Сформированный (индикатор УПД.Новый)

1. Выберите и нажмите на документ «Приход» со статусом Сформированный (индикатор УПД.Новый );

⚡ Если документ содержит неучтенные коды маркировки, то появится предупреждающий восклицательный знак. В этом случае необходимо в процессе приемки отсканировать все DataMatrix проблемной позиции.

2. Откроется УПД с товарами, которые готовы к приемке;

�� Если цены товаров в УПД будут отличаться от установленных ранее, либо цена продажи и/или МРЦ табачной продукции будет указана ниже единой минимальной цены (ЕМЦ), то ячейки таблицы будут выделены цветным индикатором (подробности по ссылке).

⚡ Если у товарной позиции загружены не все коды маркировки, то появится предупреждающий восклицательный знак. В этом случае необходимо обязательно воспользоваться функцией Проверить позиции сканированием и только потом подтвердить приемку.

3. Нажмите кнопку ЭДО ;

4. Выберите необходимое действие:

Документ «Приход» Сформированный (индикатор УПД.Подписанный)

1. Выберите и нажмите на документ «Приход» со статусом Сформированный (индикатор УПД.Подписанный );

2. Откроется УПД с товарами, которые готовы к приемке в товароучетной системе;

�� Если цены товаров в УПД будут отличаться от установленных ранее, либо цена продажи и/или МРЦ табачной продукции будет указана ниже единой минимальной цены (ЕМЦ), то ячейки таблицы будут выделены цветным индикатором (подробности по ссылке).

3. Нажмите кнопку ЭДО и выберите необходимое действие ( Подтвердить или Проверить позиции сканированием ).

● Подтвердить

— для приемки всех позиций в товароучетной системе

⚡ Подтверждение приемки выполняется только в сервисе Лайтбокс. Документ с индикатором УПД.Новый необходимо подтвердить личном кабинете оператора ЭДО, либо отказаться от приемки.

1. Подтвердите принятие документа;

�� Если в документе присутствует табачная продукция с розничной ценой/МРЦ меньше единой минимальной цены (ЕМЦ), появится предупреждение: «Произошла ошибка. Провести документ нельзя. В документе присутствует позиция с розничной ценой/МРЦ меньше ЕМЦ». При наведении на знак предупреждения в столбце «Цена продажи» отобразится информация о дате выпуска продукции.

⚡ ЕМЦ для табачной продукции:

— выпущенной с 1 января 2023 года составляет 117 рублей;

— выпущенной с 1 марта 2023 года составляет 119 рублей.

2. Статус документа изменится на Проверенный (индикатор УПД.Новый или УПД.Подписанный не изменится).

3. Приемка завершена! Маркированная продукция готова к реализации.

Инструкции для работы с электронным документооборотом

В СБИС есть решения ЭДО для любого направления деятельности. Обмениваться документами можно внутри компании, с клиентами, контрагентами и контролирующими органами. Выстроенные цепочки экономят время, деньги и другие ресурсы предприятия.

  1. В СБИС Плагин и в центр уведомлений придет оповещение о входящем документе от контрагента.
  2. Зайдите в раздел «Документы/Входящие».
  3. Подключите носитель с электронной подписью к ПК.
  4. Откройте документ.
    Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 1
  5. Просмотрите реквизиты, суммы, даты. Значок Как утвердить или отклонить входящий документ - Иконкапоказывает, что документ подписан ЭЦП. Кликните его, если нужно узнать, кто именно поставил подпись.
    Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 2
  6. По кнопке «Утверждение» отметьте решение:
    — «Утвердить», если во вложении все верно и замечаний нет;
    Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 3
    — «Отклонить», если ни один документ не подлежит утверждению;
    Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 4
    — если нужно утвердить часть вложений, выберите их и нажмите «Утвердить»;
    Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 5
    — если отклоняется часть вложений, выберите их, в поле «Комментарий» напишите причину или добавьте один из прежних комментариев и кликните «Отклонить».
    Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 6
    Документы будут на этапе «Утверждение», пока отметку не получат все файлы пакета.
  1. Зайдите в раздел «Документы/Исходящие», кликните «+», выберите действие.
    Как создать и отправить документ - Изображение 1
  2. Проверьте поле отправителя, впишите покупателя.
  3. Если заключен договор и по условиям контракта его необходимо указать, добавьте.
  4. Укажите время исполнения и поставки, при необходимости добавьте комментарий.
  5. Если нужно, впишите дополнительные товары и услуги.
    Как создать и отправить документ - Изображение 2
  6. На вкладке «Документы» добавьте файл или скан документа по кнопке. Можно прикрепить любое количество документов, но не больше 100 Мб в совокупности. 7. Кликните Как создать и отправить документ - Иконка 1, просмотрите созданный документ. Если есть ошибки, исправьте и нажмите Как создать и отправить документ - Иконка 1снова.
    Как создать и отправить документ - Изображение 3
    Кликните «Отправить».

Входящие и исходящие документы можно аннулировать, если они потеряли актуальность. Например, если партнер отправил вам реализацию, но не смог поставить товар.

Инициировать отмену может любая сторона, но подписать запрос должны все участники. Если документ аннулируется, это относится ко всем его версиям. Если же аннулирование одобрено только одной стороной, оригинал испорчен или потерян, это сделку не отменяет.

Внимание.
Если документ признан недействительным всеми участниками, дальнейшая редактура или проводка невозможна.

Признать документ недействительным можно до того, как контрагент отклонил его.

  1. Зайдите в раздел «Документы/Исходящие» или «Бизнес/Продажи/CRM/Реализации», откройте документ.
    Запрос на аннулирование можно послать из документа или его файлов:
    — кликните Как отправить запрос об аннулировании - Иконка 1, разверните меню по кнопке Как отправить запрос об аннулировании - Иконка 2, отметьте «Аннулировать»;
    Как отправить запрос об аннулировании - Изображение 1
    — чтобы аннулировать вложение, на вкладке «Документы» отметьте файлы. Откройте меню и выберите «Аннулировать».
    Как отправить запрос об аннулировании - Изображение 1
  2. В поле «Комментарий» напишите причину и кликните «Аннулировать».
    Как отправить запрос об аннулировании - Изображение 3
    СБИС создаст соглашение. Оно будет подписано вашей ЭЦП и уйдет контрагенту. Тот получит сообщение, подтвердит или отклонит. После вам также придет уведомление, статус соглашения изменится.

Признать недействительным можно комплект документов или его отдельные файлы.

Как утвердить или отклонить запрос на аннулирование - Изображение 1

  1. Откройте документ в разделе «Документы/Входящие» или «Заказы/Поставки».
  2. На вкладке «Документы» посмотрите, что контрагент предлагает аннулировать.
  3. Подтвердите или отклоните: щелкните «Аннулирование», отметьте «Документ аннулирован» или «Аннулирование отклонено».

Если запрос отклоняется, добавьте комментарий. Контрагент получит документ с отказом.

Служебные документы создаются СБИС автоматически. Они отражают операции, совершенные с файлами пользователями или системой, например отправку, получение и подписание.
Чтобы посмотреть служебные документы, откройте документ, перейдите на вкладку Как обработать служебные документы - Иконка 1или «Лента» и кликните Как обработать служебные документы - Иконка 2. Выберите «Служебные документы».
Как обработать служебные документы - Изображение 1
Их можно скачать, распечатать, сохранить как вложение в карточке документа.
Они фиксируются в ЛК без участия пользователя, если к ПК подключен носитель ЭЦП или работает утилита СБИС Коннект.
Во внешней обработке — когда ставится подпись на документе или обновляется статус.

В СБИС можно согласовать файл разными способами:

  • по документу — то есть из любого документа;
  • с подтверждением электронной подписи — согласование самого документа, например счета на оплату с запросом ЭЦП;
  • на этапе — то есть этап согласования настроен в бизнес-процессе.

Обязательно нужно два участника: тот, кто запрашивает, и тот, кто согласует.

  • На этапе — в разделе «Задачи на мне» откройте этап, кликните «Согласовать» (или другую подобную кнопку) и выберите ответ.
    Как согласовать документ - Изображение 1
  • По документу — кликните «Согласование», добавьте комментарий и выберите операцию: согласовать, отклонить или назначить другому работнику.
    Как согласовать документ - Изображение 2
  • С электронной подписью — в документе нажмите Как согласовать документ - Иконка, затем «Подписать» и подтвердите действие или в обсуждениях по документу кликните «Подписать».
    Как согласовать документ - Изображение 3

Как запросить согласование - Изображение 1

  • На этапе — отправьте документ на согласование, если оно зафиксировано в бизнес-процессе.
  • По документу — если документ есть в СБИС.

Как запросить согласование - Изображение 2

С ЭЦП — самая высокая надежность. Документ виден только тем, у кого есть доступ к файлу или диалогу по нему.

Закрытие архива ФН

Есть три наиболее частые причины замены блока ФН: истечение срока эксплуатации, поломка, перерегистрация по причине смены владельца.

Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

  • при перерегистрации с заменой архива ФН
  • при поломке ККТ
  • истечение срока эксплуатации ФН

Наиболее частые причины которые требуют обращения к специалисту:

1) при поломке ККТ: ККТ может выйти из строя по разным причинам, и не всегда бывает целесообразно ее ремонтировать.
Так как Фискальный Накопитель привязывается к определенному экземпляру ККТ, то и закрыть архив ФН не получится на другой ККТ, даже аналогичной, так как при регистрации ФН в его память записываются данные ККТ: регистрационный номер, заводской номер и др.
2) истек срок действия ФН: в данном случае ККТ не даст закрыть архив ФН самостоятельно. А для установки нового ФН — необходимо закрыть архив старого и выполнить перерегистрацию в ЛК ФНС.
3) Истек срок ФН, а смена на ККТ открыта или есть неотправленные в ОФД документы (чеки): в данном случае ККТ не даст закрыть архив ФН самостоятельно. А для установки нового ФН — необходимо закрыть архив старого и выполнить перерегистрацию в ЛК ФНС.
4) ККТ продана, ФН на руках: при продаже ККТ или передаче другому ЮЛ/ИП — текущий владелец должен закрыть архив ФН и выполнить снятие ККТ с регистрации.

Во всех перечисленных случаях порядок действий следующий:

  1. Убедиться что смена на ККТ (по данным ФН) — закрыта;
  2. Убедиться что нет неотправленных документов (чеков) в ОФД;
  3. Необходимо закрыть архив ФН;
  4. Необходимо выполнить перерегистрацию/снять с регистрации ККТ.

Вы можете привезти ФН к нам в офис или отправить курьерской службой.

Характеристики
Срок выполнения

  • Выпуск ЭП на ПК клиента
  • Закрытие архива ФН
  • Установка и настройка «Web-система СБИС» Отчетность
  • Установка и настройка программного обеспечения для работы с ЭП
  • Обучение работе в «Web-система СБИС» с маркированной продукцией для розницы
  • Сопровождение регистрации в системе маркировки
  • Сопровождение регистрации и получение GTIN на товары в ГС1 Рус
  • Настройка дополнительного абонента в СБИС
  • Обучение работе в личном кабинете «Web-система СБИС» Отчетность
  • Переход в «Web-система СБИС» Отчетность из сторонних систем
  • Регистрация и настройка ККТ
  • Снятие с учета ККТ
  • Регистрация ИП
  • Регистрация ООО

Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *