Как в системе сбис пригласить контрагента к электронному документообороту
Перейти к содержимому

Как в системе сбис пригласить контрагента к электронному документообороту

  • автор:

Права доступа для обмена электронными документами с контрагентами

Чтобы сотрудники могли отправлять и получать электронные документы, дайте им доступ в кабинет компании на online.sbis.ru и настройте права доступа.

Настраивать права доступа могут:

  • пользователи с ролями «Администратор системы» или «Директор»;
  • пользователи с полным доступом к участкам системы, перечисленным в таблице;
  • пользователи с полным доступом к участку «Документы», для счетов — к участку «Бизнес».

Настраивать операции могут сотрудники, у которых есть доступ к участку «Конфигурация/Регламенты».

Рассмотрим, какие возможности будут у сотрудников с различными уровнями доступа на следующих участках системы.

Просмотр входящих и исходящих документов в аккаунте.

Нет доступа к входящим и исходящим документам.

Просмотр входящих документов.

Нет доступа к входящим документам.

Все возможности раздела.

Нет доступа к входящим письмам.

Все возможности, кроме настройки EDI-сообщений.

Просмотр документов раздела без возможности зарегистрировать, утвердить, отклонить, редактировать поступления.

Нет доступа к разделу «Документы/Входящие/Поступление товаров и услуг».

Все возможности раздела.

Просмотр документов раздела без возможности утвердить, отклонить, зарегистрировать новую фактуру.

Нет доступа к разделу «Документы/Входящие/Фактуры».

Все возможности раздела.

Просмотр раздела без возможности зарегистрировать счет на бумаге и провести.

Нет доступа к разделу «Документы/Входящие/Счета».

Все возможности раздела.

Все функции раздела, кроме настройки печатных форм.

Просмотр исходящих документов без возможности создания и отправки.

Нет доступа к разделу «Документы/Исходящие».

Просмотр исходящих писем без возможности создать, отправить, зарегистрировать исходящее письмо.

Нет доступа к разделу «Документы/Исходящие/Письма».

Все возможности раздела, кроме настройки EDI-сообщений и показателей KPI.

Просмотр документов раздела без возможности создать и отправить реализацию.

Нет доступа к разделам «Документы/Исходящие/Реализация товаров и услуг» и «Бизнес/Продажи/CRM/Реализации».

Все возможности раздела.

Просмотр документов раздела без возможности создать и отправить счет-фактуру.

Нет доступа к разделу «Документы/Исходящие/Фактуры».

Все возможности раздела.

Просмотр раздела без возможности создать новый счет.

Нет доступа к разделу «Документы/Исходящие/Счета».

Все возможности раздела.

Все возможности раздела.

Просмотр договоров, без возможности создания и подписания.

Нет доступа к договорам.

Все возможности раздела, кроме настройки сканеров и добавления организаций, которые работают с ИС «Меркурий».

Нет доступа к разделу «Документы/Меркурий».

Все возможности раздела, кроме настройки сканеров и добавления организаций, которые работают с маркированными товарами.

Нет доступа к разделу «Документы/Маркировка».

Все возможности раздела.

Просмотр актов сверки без возможности создать, обработать и загрузить акт.

Нет доступа к разделу «Документы/Акты сверок».

ТАРИФ: ОБМЕН С КОНТРАГЕНТАМИ

Создание и отправка контрагентам любых документов. Загрузка/выгрузка документов из 1С и других систем. Роуминг со всеми операторами. Простое согласование документов. Онлайн-обсуждение документов — чаты, видеозвонки. Для компаний и ИП в реестре МСП.

Начать работу

ТАРИФ: ОБМЕН С КОНТРАГЕНТАМИ

Согласование цен и договоров

Покупатель и поставщик подписывают договор в СБИС, фиксируя условия сделки электронной подписью. Тут же в переписке по документу можно быстро согласовать цены и правки договора.

Накладные, счета-фактуры, акты — быстро и без бумаги

Накладная, акт, счет-фактура подписываются и отправляются электронно. У вас сразу весь пакет закрывающих документов. Если в поставке расхождения, СБИС отправит контрагенту акт, и вы оперативно получите исправленные документы.

Сверка взаиморасчетов

Чтобы исключить все нестыковки СБИС мгновенно разошлет акты сверки и поможет быстро сверить взаиморасчеты даже если контрагентов сотни.

Не тратьте бумагу, отправляйте электронно

Накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или прямо в СБИС. Один клик, и они у клиента. Он подписывает их электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него полный комплект подписанных юридически значимых документов. Аналогично можно отправлять документы не только компаниям, но и сотрудникам и даже обыкновенным людям, независимо от того, зарегистрированы они в СБИС или нет.

Редактируйте и подписывайте на любом устройстве

Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты…) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Со СБИС вы можете их просматривать и подписывать даже без подключения к интернету.

Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн

Вы отправили договор клиенту, но у него возникли вопросы по тексту — обсудить все замечания можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеоконференцию или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в онлайн-редакторе или в GoogleDocs — СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и видеоконференций в ленте событий.

Не думайте о том, какой оператор у контрагента

Доставим в роуминг

В СБИС вам не нужно думать о том, какой оператор у контрагента. Просто отправляйте документы, а мы их гарантировано доставим всем благодаря максимальному роуминговому покрытию. Но есть вариант и проще.

Подключить роуминг

Отправляйте документы по e-mail

Зачем вообще нужен оператор и какой-то роуминг? Со СБИС электронные документы можно пересылать по e-mail: почта есть у всех. Ваш контрагент получит письмо со специальной защищенной ссылкой на документы. Перейти по ней может только владелец электронной подписи. Один клик — и документы подписаны — быстро, удобно и без роуминга.

Подключить ЭДО без оператора

Отраслевые решения

В какой бы отрасли вы ни работали, у нас есть готовые решения и технологический опыт настройки специфичных бизнес-процессов.

Энергетика и ЖКХ

Энергетика и ЖКХ

Фармацефтика

Фармацефтика

Производители, аптечные сети, дистрибьюторы.

Телекоммуникации

Телекоммуникации

Провайдеры, операторы мобильной и фиксированной связи.

Производство

Производство

Холдинги, промышленные компании.

Логистика

Логистика

Транспортные, складсткие услуги, авиакомпании, аэропорты.

Ритейл и общепит

Ритейл и общепит

Поставщики и торговые сети, кафе, бары, рестораны и др.

Банки

Банки

Финансовые компании и кредитные учреждения.

Факторинг

Факторинг

Финансирование на основе ТОРГ-12, реестры.

Подписание инструкций, приказов и других внутренних документов

Журнал учета инструктажа по технике безопасности, по пожарной безопасности, заявление на отпуск, приказ об изменении штатного расписания, оклада сотрудника — сколько бумаг мы должны оформлять в нашей повседневной работе. Выдайте сотрудникам электронную подпись для утверждения внутренних документов и навсегда избавьтесь от беготни с оформлением этих не всегда нужных бумаг.

Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски

С 2015 года ФНС тотально сверяет книги покупок/продаж между контрагентами. Расхождения могут привести к проблемам с налоговой. СБИС тщательно проверяет форму документа ваших поставщиков, реквизиты, подписи. Получайте только корректную «первичку», которую налоговая при проверке точно не «отбракует». СБИС сверит ваши документы с книгами покупок/продаж контрагентов раньше налоговой и заранее предупредит о возможных расхождениях.

Архив электронных и бумажных документов

С бумажными документами всегда проблемы – они теряются и их сложно найти, когда это необходимо. Электронный архив СБИС решает все эти проблемы.

Электронные документы сами «лягут» в архив, а бумажные загружайте в виде сканов (их принимает даже налоговая). СБИС напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Вы отправили договор клиенту, но у него возникли вопросы по тексту — обсудить все замечания можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеоконференцию или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в онлайн-редакторе или в GoogleDocs — СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и видеоконференций в ленте событий.

Легкая интеграция

Архив электронных и бумажных документов

С бумажными документами всегда проблемы – они теряются и их сложно найти, когда это необходимо. Электронный архив СБИС решает все эти проблемы.

Электронные документы сами «лягут» в архив, а бумажные загружайте в виде сканов (их принимает даже налоговая). СБИС напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Вы отправили договор клиенту, но у него возникли вопросы по тексту — обсудить все замечания можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеоконференцию или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в онлайн-редакторе или в GoogleDocs — СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и видеоконференций в ленте событий.

Все для маркировки и прослеживаемости

СБИС взаимодействует со всеми системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий — и подходит для торговли любыми маркированными товарами.

Вы приходуете, перемещаете, продаете маркированные товары как обычно, а СБИС сам регистрирует все операции в системе маркировки.

от 1 800 руб.
Подключить

Молочной продукции (сыров, мороженного, молока и пр)

Госорганам тоже удобнее работать с электронными документами

Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет: получив истребование, просто выберите нужные документы из списка и нажмите «Отправить». Далее СБИС сам сделает опись, все отправит и уведомит вас о приеме документов инспектором.

Готовые решения для вашего бизнеса

Электронная подпись на Вашем сайте

Выложите документы для клиентов на своем сайте. СБИС поможет их заполнить, подписать электронной подписью и отправить вам. Обрабатывайте полученные документы в СБИС или загружайте в свою систему.

Корпоративный удостоверяющий центр

Используйте СБИС для организации своего удостоверяющего центра, чтобы никуда не ходить и выдавать сотрудникам подписи прямо на рабочем месте за несколько минут.

Корпоративный портал для общих документов

Зарегистрируйте сотрудников, перенесите документы с сетевого диска в СБИС Диск и получите свой корпоративный портал для совместной работы с документами.

Cверка расчетов через интернет

СБИС мгновенно разошлет акты сверки по всем вашим клиентам, поможет им сверить данные со своей учетной системой и подготовить для вас информативный ответ по расхождениям, если они есть.

Электронные документы по e-mail

Ваши клиенты получат документы, работая с любым оператором ЭДО. СБИС разместит их на спецстранице, а клиенту отправит e-mail со ссылкой. Она откроется, только если есть подходящая электронная подпись.

Автоматическая генерация и подписание

Встраивайте в определенные этапы ваших процессов автоматическое создание документов по шаблонам, визирование и передачу контрагентам или третьим лицам.

Маршруты согласования документов внутри компании

Если контрагент в документе укажет конкретного получателя, сотрудника или подразделение вашей компании, то СБИС направит документы сразу на него. Другой вариант — сами закрепите ответственного за контрагентом или договором.

Маршруты могут проходить параллельную или последовательную цепочку согласований через разных людей в зависимости от разных условий (например, от суммы) — просто настройте их с помощью наглядного редактора так, как вам требуется.

Шифруйте документы для большей безопасности

Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных, но если вы считаете, что этого недостаточно, то можете зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.

Тарифы и цены СБИС

  • Программа
  • Услуги
  • Оборудование
  • Базовые возможности
  • Отчётность и бухгалтерия
  • Документооборот и EDI
  • Все о компаниях и владельцах
  • Торги и закупки
  • Управление персоналом
  • Онлайн-кассы и ОФД
  • Для магазинов (розница)
  • Для ресторанов, кафе, столовых
  • Для салонов и сферы услуг
  • Торговля и производство
  • Управление транспортом
  • CRM и телефония
  • Видеонаблюдение
  • Вебинары и коммуникации

Отправить расчёт

Базовые возможности

Бесплатно

  • Регистрация до 5 пользователей
  • Прием электронных документов от контрагентов
  • Создание и печать первичных документов
  • Создание и печать отчетов в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат
  • Сверка НДС (книги продаж) со всеми контрагентами
  • 1 Гб в защищенном облачном хранилище СБИС Диск

Пользователи

Пользователи Пользователь — это конкретный человек с уникальным логином, которому вы дали доступ в ваш кабинет СБИС. Учитываются активные.

Электронная подпись

Электронная подпись

на ваш носитель или телефон

Электронная подпись ЭП для сотрудника будет записана на ваш смартфон или носитель со встроенной функцией шифрования — рутокен.

дистанционное подписание

Дистанционное подписание Ключ подключен к одному устройству, а использовать его можно с другого. Доверьте подписание сотрудникам без передачи ключа или подписывайте сами с любого устройства.

Носитель для ЭП

рутокен ЭЦП
Рабочее место подписанта

Рабочее место подписанта Лицензия позволяет подписывать документы на рабочем месте с помощью КриптоПро.

Корпоративный УЦ
Корпоративный УЦ Выдавайте любые ЭП сотрудникам на рабочем месте. Быстро и в любом количестве.
Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность (МЧД) Выпуск, регистрация, отзыв и контроль электронных доверен­ностей. Гибкие маршруты согласования МЧД. Автоматическое оформление доверенности при приеме на работу и отзыв при увольнении.

СБИС.Диск, Гб

Объем данных на СБИС Диск Все данные хранятся в «облаке» СБИС Диск. Доступ к ним есть только у вас и тех пользователей, которым вы дали права.

SMS, Viber, соцсети

SMS, Viber, соцсети СБИС сообщит вам о важных событиях бесплатно по e-mail и в мобильном приложении. Для уведомлений по Viber, SMS, в Одноклассниках или ВКонтакте подключите пакеты. Срок действия пакетов — 15 месяцев.

Уведомления

Уведомления СБИС сообщит вам о требованиях и письмах от госорганов, о результатах сдачи отчетности, уведомит о входящих документах, разошлет электронные чеки клиентам и др. Тарифицируется только часть уведомлений.

ОФД, отчетность, ЭДО

Рассылки Отправка рекламных сообщений клиентам от вашего имени и с вашим текстом — разовых, повторяющихся, по дням рождения. Статистика по сообщениям — сколько отправлено, а сколько нет.

Рекламные по клиентам

Нужно больше? Есть пакеты на 50 000 и 200 000 сообщений по спец. ценам. Звоните! Или настройте рассылку бесплатно с мобильного телефона.

Персональное имя отправителя

Персональное имя отправителя Имя отправителя — это имя, от которого клиент получает сообщения, например, фирменное наименование, название бренда или товарный знак. Чтобы делать рассылку через личный кабинет СБИС, выберите имя и отправьте заявку на его согласование.

Быстрый запуск

Быстрый запуск

Запустим «с нуля» вашу работу с любым сервисом СБИС – выполним все необходимые настройки, заведем пользователей и покажем, как работать.

Ввод справочников и документов

Ввод справочников и документов

Загрузим номенклатуру, данные пользователей, складские и бухгалтерские документы из вашей учетной системы или из Excel.

Интеграция

Интеграция

Настроим обмен документами с вашей системой, синхронизацию справочников и пользователей, выгрузка данных по продажам и документов от контрагентов.

Обучение сотрудников

Обучение сотрудников

Научим кассира оформлять продажу, товароведа – фиксировать приход и контролировать остатки, бухгалтера – вести учет денег и рассчитывать зарплату, а руководителя – контролировать бизнес онлайн.

Выезд инженера

Выезд инженера

Наш специалист приедет, когда вам удобно, настроит программу или оборудование, все покажет и ответит на вопросы. В стоимость включено время на дорогу. Стоимость работ оплачивается отдельно.

Консультации по работе в СБИС

Консультации по работе в СБИС

Если у вас возникли вопросы по работе в СБИС, мы оперативно проконсультируем вас. Стоимость за час.

Электронная подпись

Отчетность

Легкий

Отчетность в 1 ФНС, 1 ПФ, ФСС по 1 компании

Отчетность в 1 ФНС, 1 ПФ, ФСС по 1 компании СБИС «в едином окне» поможет вам заполнить все необходимые отчеты по вашей компании и в один клик отправит их в госорганы. В системе реализованы все возможные отчеты. СБИС заботится об их актуальности, обновляя формы отчетов сразу после их утверждения. В данном тарифе вы можете сдать всю необходимую отчетность в 1 ФНС, 1 СФР (ПФ, ФСС) и нулевую отчетность в Росстат.

Электронные больничные и проактивные выплаты

Электронные больничные и проактивные выплаты Получение электронных больничных от СФР. Заполнение сведений для расчета пособий из вашей учетной системы.

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки Подача заявления в СФР о подключении к электронному документообороту. Создание и отправка ЕФС-1. Загрузка отчета из вашей учетной системы. Уведомление о результатах сдачи отчета.

Электронная подпись для сотрудника

Электронная подпись для сотрудника Мы выпустим ЭП для сотрудника, запишем ее на ваш защищенный носитель — рутокен, выпустим и зарегистрируем МЧД (бесплатно). Если для работы в СБИС нужна лицензия КриптоПро, выдадим на 1 рабочее место на год.

Персональный календарь бухгалтера

Персональный календарь бухгалтера СБИС сформирует для вас личный календарь для отчетности и платежей ваших компаний. В нем будут указаны только те отчеты и сроки их сдачи, которые актуальны именно для вас. Ничего лишнего! Когда подойдет срок сдачи отчета, СБИС обязательно напомнит, отправив вам смс, email или уведомление в мобильном приложении. СБИС не даст вам оказаться в «должниках», и вам не придется платить штрафы.

Помощник по заполнению отчетов

Помощник по заполнению отчетов При заполнении отчета удобно иметь рядом консультанта, который отвечал бы на все ваши вопросы: а что в этой строке? Откуда эта цифра берется? Просто наведите мышкой на ячейку, вызывающую затруднения, и СБИС все объяснит. Причем, если надо, тут же будут развернутые комментарии опытных аудиторов. СБИС поможет вам быстро заполнить отчеты с первого раза и без ошибок.

Уведомления о требованиях, письмах от госорганов, результатах сдачи отчетности

Уведомления о требованиях, письмах от госорганов, результатах сдачи отчетности Даже если вы далеко от компьютера, СБИС сообщит вам, когда ваш отчет будет принят налоговой, пенсионным фондом или другими госорганами. Со СБИС вы не пропустите ни одного документа или запроса от госорганов и вовремя ответите, не нарушая сроков. Это позволит избежать штрафов и блокировки расчетного счета. Уведомления можно получать по email, смс или в мобильном приложении. Для получения смс-уведомлений необходимо дополнительно приобрести расширение «Уведомления (смс, Viber)».

+ Доп. направление сдачи

Дополнительное направление В тарифе Легкий одна компания может сдавать отчетность в 1 инспекцию ФНС, 1 отделение ПФР и ФСС. Если вам необходимо сдать отчетность в Росстат, то необходимо подключить тариф Базовый или купить дополнительное направление сдачи.

+ Носитель электронной подписи (Рутокен)

Базовый

Все возможности тарифа Отчетность Легкий
Отчетность в 1 ФНС, 1 СФР (ПФ, ФСС), 1 Росстат

Отчетность в 1 ФНС, 1 СФР (ПФ, ФСС), 1 Росстат СБИС «в едином окне» поможет вам заполнить все необходимые отчеты по вашей компании и в один клик отправит их в госорганы. В системе реализованы все возможные отчеты. СБИС заботится об их актуальности, обновляя формы отчетов сразу после их утверждения. В данном тарифе вы можете сдать всю необходимую отчетность в 1 ФНС, 1 СФР (ПФ, ФСС) и всю отчетность в Росстат.

Автоматическая сверка расчетов с бюджетом

Автоматическая сверка расчетов с бюджетом СБИС сам будет запрашивать выписки по всем налогам и всем вашим организациям. Чтобы увидеть наглядную сводку по долгам и переплатам — купите расширение «Суперсверка».

Камеральная проверка отчетности

Камеральная проверка отчетности СБИС проверит каждый отчет на правильность формата и арифметических расчетов внутри формы, сверит все связанные отчеты между собой и покажет ошибки, которые нужно исправить. Ваши отчеты будут успешно приняты в инспекции. Для просмотра сводного отчета «Камеральная проверка» необходимо приобрести тариф «Суперсверка».

Сверка НДС (книги покупок/продаж) с контрагентами

Сверка НДС (книги покупок/продаж) с контрагентами Перед сдачей декларации по НДС СБИС проверит по каждому счету-фактуре: корректность реквизитов контрагента, «действовал» ли он по данным ЕГРЮЛ на дату сделки, сходятся ли у вас суммы и реквизиты счета-фактуры. СБИС покажет, есть ли риск доначисления НДС, объяснив суть претензий по каждой сделке. Проанализирует сведения о компании и проверит контрагентов на благонадежность. В тариф входит сверка по книге продаж со всеми контрагентами и по книге покупок с 10 контрагентами. Если нужно больше — необходимо приобрести расширение «Суперсверка» и дополнительный пакет на контрагентов.

Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП (не ограничено)

Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, реквизиты Кто ваши текущие контрагенты? Что из себя представляют компании, с которыми вы начинаете работать? Чтобы не попасть на фирмы-однодневки, подставные и неблагополучные компании, в любой момент получайте выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Получив такую выписку, вы уверенно докажете ФНС, что проявили должную осмотрительность и исключите риск отказа в зачете НДС.

100 исх. документов в год контрагентам в СБИС

100 исх. документов в год контрагентам в СБИС Если вы будете отправлять больше 100 документов в год или контрагентам в роуминге — купите один из тарифов «Обмен с контрагентами» или оплачивайте 9 руб. за документ. Входящие документы не тарифицируются.

+ Доп. направление сдачи

Доп. направление сдачи В тарифе Базовый одна компания может сдавать отчетность в 1 инспекцию ФНС, 1 отделение ПФР, 1 отделение Росстат и ФСС. Если вам необходимо сдать в течение срока действия лицензии отчетность в дополнительное подразделение, то нужно приобрести дополнительное направление сдачи.

ЭДО Наблюдатель

СБИС готовое решение, которое позволяет контролировать процесс ЭДО. Вам не придется искать разработчиков.

ПО уже готово, сертифицировано и постоянно обновляется в соответствии с требованиями законодательства.

Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос

Задать вопрос

Экономьте время и деньги, не нужно приобретать и настраивать допоборудование

Простая и удобная интеграция для всех участников

Используйте УКЭП от любого аккредитованного УЦ

Готовая, поддерживаемая инфраструктура лицензированного оператора ЭДО

Работайте вне зависимости от действующего оператора ЭДО

Техническая поддержка клиентов

Подписывайте договор оферты с участниками ЭДО

Разместите ссылки на подписание документа в личном кабинете участников

Контролируйте подписание документа при помощи API

Оплачивайте трафик ЭДО за всех участников

СБИС – один из лучших сервисов для ЭДО

Алена

В этой статье расскажем про СБИС (система бухгалтерской и складской отчетности), которая является полноценной системой для автоматизации бизнес-процентов. С помощью электронного документооборота (ЭДО) компании могут производить между собой обмен документами дистанционно, внутри своих компаний и с обыкновенными людьми. Мы уже писали о преимуществах ЭДО на нашем сайте, сегодня проанализируем одно из лучших предложений на рынке – сервис СБИС.

Что такое ЭДО и чем он хорош

Электронный документооборот – это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Необходимость в заполнении бумажных носителей отсутствует. Передача информации происходит через специальное программное обеспечение, а все образцы заполняются на компьютере.

Электронный документооборот позволяет контрагентам обмениваться документами через Интернет. Печатать и и подписывать документы вручную не требуется. Таким образом, ЭДО оптимизирует бизнес-процессы, обеспечивает юридическую значимость бумаг, а также делает документооборот прозрачным и безопасным.

Для кого обязателен ЭДО

До недавнего времени переход на электронный документооборот был добровольным. Однако государством с каждым годом расширяется перечень областей работы, в которых он необходим. Налоговики установили, что до конца 2024 года электронными станут 95% всех передаваемых в стране счетов-фактур (исключение станут только документы, которые относятся к государственной тайне) и 70% транспортных и товарных накладных.

Помимо этого, установлены следующие рамки:

  • доля электронных документов должна ежегодно увеличиваться как минимум на 20%;
  • объем бумажных документов должен ежегодно сокращаться не менее чем на 10%.

В 2022 году переход на электронное делопроизводство остается собственной инициативой бизнеса. Но для некоторых предприятий ЭДО с этого года — обязательное условие. Например, с 1 января участники оборота маркированных товаров должны выбрать оператора и подключиться к системе электронного документооборота, чтобы сообщать о переходе права собственности на товар. Данное требование закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

Переход на электронный документооборот с 2022 года обязателен для маркировки следующих категорий товаров:

  • обувь;
  • лекарства;
  • молочная, табачная продукция;
  • парфюмерия;
  • меховые изделия;
  • фотоаппараты и вспышки;
  • товары легкой промышленности;
  • шины и покрышки.

А с декабря прошлого года маркировка обязательна для бутилированной минеральной воды, с марта 2022 года — для прочей упакованной питьевой воды. В это же время началась маркировка табачных стиков и смесей для кальянов без табака. Продолжается эксперимент по внедрению добровольной маркировки антисептиков, БАДов, пива, слабоалкогольных напитков, медицинских изделий, электронных сигарет. Планируется, что к 2024 году маркировка будет необходима для всех основных потребительских товаров, которые производят в России или импортируют в нее. Поэтому сроки перехода на электронный документооборот ограничены.

Также переход на ЭДО в 2022 году потребуется и для соблюдения законодательных требований по сдаче отчетности. Такой электронный документооборот относится к сфере B2g (“бизнес для государства”) и доступен в сервисах интернет-отчетности.

В 2022 году бухгалтерскую отчетность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухгалтерский учет. Режим налогообложения и правовой статус не имеют значения. Не обязаны предоставлять отчеты только ряд организаций: государственный сектор, религиозные, связанные с государственной тайной, а также Центробанк и отчитывающиеся перед ним финансовые организации.

Внедрение электронного документооборота обязательно в 2022 году для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок. Это обеспечивает достоверность предоставленной информации и дает гарантию исполнения контракта.

Также с 1 января 2022 года для организаций — заказчиков товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд введено электронное актирование. Обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем осуществляется только с помощью ЕИС — Единой информационной системы в сфере госзакупок. Поставщики могут настроить ЭДО с электронными торговыми площадками и получать от них оригиналы закрывающих документов в короткие сроки.

СБИС – лучший сервис для ЭДО

Сегодня рынок предлагает широкий выбор сервисов для электронного документооборота. Расскажем об одной из лучших систем – СБИС.

СБИС – это система с множеством сервисов: электронная отчетность во все государственные органы всех регионов, управление онлайн-кассами, управление продажами, учет маркированных товаров, алкогольной продукции, электронный документооборот, электронные счета-фактуры, переписка внутри компании и с внешними контрагентами, бухгалтерия, управление персоналом и многое другое. Особенностью СБИС является возможность одновременно использовать онлайн и оффлайн интерфейс. Разработчиком системы СБИС является компания Тензор.

Кроме этого, СБИС имеет другие возможности для бизнеса:

  1. Согласование цен и договоров: в чате по документы компании могут согласовывать цены и править договоры.
  2. Накладные, счета-фактуры, акты, УПД. В СБИС есть возможность подписымовать в один клик весь пакет закрывающих документов. При расхождениях можно отправить контрагенту акт и оперативно исправить документ.
  3. Электронные транспортные накладные. СБИС упростит оформление грузов и наладит обмен документами между грузоотправителем, получателем и транспортной компанией.
  4. Сверка взаиморасчетов. Чтобы исключить все нестыковки, СБИС мгновенно разошлет акты сверки и поможет быстро сверить взаиморасчеты, даже если контрагентов очень много.

Неважно, какой оператор у контрагента. СБИС гарантировано доставит всем благодаря максимальному роуминговому покрытию.

Еще одно преимущество – со СБИС электронные документы можно пересылать по e-mail: почта есть у всех. Ваш контрагент получит письмо со специальной защищенной ссылкой на документы. Перейти по ней может только владелец электронной подписи. Один клик — и документы подписаны — быстро, удобно и без роуминга.

Подписывать бумаги можно на любом устройстве. Встроенные в СБИС средства позволяют создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и прочее) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Со СБИС можно просматривать и подписывать бумаги даже без интернета.

Также компания предлагает готовые решения для любой отрасли: энергетика и ЖКХ, фармацевтика, телекоммуникации, медицина, логистика, производство и многие другие.

Архив электронных документов

С бумагами всегда сложно, ведь они постоянно теряются в общем потоке информации. Со СБИС все просто – электронные документы сами уходят в архив, а бумажные загружайте в виде сканов (их принимает даже налоговая). СБИС напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом. Хранить архив можно как угодно как угодно – в защищенном облаке СБИС или на сервере, чтобы пользоваться в любое время без интернета.

Интеграция

Для компаний, чей бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в системе, он там и останется. Специалисты могут выполнить стыковку электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, не затрагивая работу сотрудников.

Если у вас специфичная система, просто выгрузите документы в любом формализованном виде. СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы ФНС, подписание и отправку.

Для интеграции с крупными корпоративными системами у СБИС есть инструменты API, позволяющие решать прикладные задачи любой сложности.

Безопасность передачи документов

Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Дополнительно можно зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.

Тарифы на документооборот и EDI

Рассмотрим тарифы для малого и среднего бизнеса:

Более подробно о тарифах на услуги можно прочитать на официальном сайте компании.

Как подключить СБИС

Подключиться к электронному документообороту очень просто и быстро можно с помощью нашего сервиса, нажав на кнопку ниже.

Если вы еще сомневаетесь, подключаться к СБИС или нет, советуем посмотреть обширный список партнеров системы:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *