Как аннулировать документ в сбис онлайн
Перейти к содержимому

Как аннулировать документ в сбис онлайн

  • автор:

Аннулирование документа с маркировкой

Документы, которые вы отправляете или получаете от контрагентов, можно признать недействительными — аннулировать. Например, вы отправили реализацию контрагенту, но не смогли поставить товар.

Любой участник может отправить запрос на аннулирование. Когда запрос подпишут все стороны, СБИС отправит в ГИС МТ заявку на отмену операции, чтобы коды маркировки вернулись на остатки отправителя. Аннулирование распространяется на все редакции документа.

Расторжение одной стороной, порча или потеря оригинального экземпляра не отменяют сделку.

Когда можно аннулировать документ

  • Документооборот прерван или запущен заново.
  • Документ отклонен.
  • Документ утвержден обоими участниками сделки, но еще не обработан в ГИС МТ или пришел ответ с ошибкой.

Аннулировать документ с маркировкой можно, пока контрагент не вывел из оборота коды маркировки: реализовал, списал или передал на собственные нужды.

Если в документе с маркированными товарами содержится несколько УПД, аннулирование завершится с ошибкой. Оформите возврат от покупателя или возврат поставщику.

Отправить запрос об аннулировании

Рассмотрим процесс на примере реализации.

  1. Перейдите в раздел «Документы/Маркировка/Реализации» и откройте документ.
  2. Нажмите , разверните меню кнопкой и выберите «Аннулировать».

СБИС сформирует соглашение. Оно будет заверено вашей электронной подписью и отправлено второй стороне. Когда контрагент утвердит или отклонит документ, вы получите уведомление, а статус документа изменится.

Коды маркировки, которые указаны в документе, вернутся на баланс отправителя, если они не были выведены из оборота.

Утвердить или отклонить запрос

  1. Откройте документ в разделе «Документы/Маркировка».
  2. Нажмите «Аннулирование», выберите «Документ аннулирован» или «Аннулирование отклонено». Если отклоняете запрос, напишите причину в комментарии. Документ вернется контрагенту с отказом.

Как аннулировать документ в сбис онлайн

Аннулирование документа в СБИС

Снимок.JPG

Сталкивались ли Вы когда-нибудь с тем, что контрагент отправил документ на утверждение (например, акт сверки), а в нем обнаружены ошибки? СБИС может помочь признать документ недействительным и аннулировать его.
Инициатором аннулирования документов может быть любой участник. И соответственно процесс аннулирования распространяется на все редакции документа.
После того как стороны признают документы недействительными, их нельзя будет проводить и редактировать.
Рассмотрим на примере акта сверки:

Снимок.JPG

Затем открываем документ, разворачиваем панель меню и выбираем «Аннулировать»

Снимок.JPG

Снимок.JPG

Снимок.JPG

После этого документ подписывается электронной подписью и уходит к контрагенту с Вашим комментарием.

Аннулирование документов

Для признания документа недействительным обеими сторонам документооборота необходимо подписать соглашение об аннулировании.

Отправка предложения об аннулировании документа:

    Выделите из списка при помощи чекбокса документ, который хотите аннулировать.

Внимание: Невозможно сформировать предложение об аннулировании на документы, имеющие статус: отказано, ожидается аннулирование, требуется аннулирование, аннулирован.

  • Нажмите на кнопку Аннулировать→Аннулировать.
  • Во всплывающем окне «Аннулирование документов» укажите причину и подтвердите запуск процесса аннулирования нажатием кнопки Аннулировать.

    Для отмены действия нажмите на кнопку Отменить.

  • При положительном решении запускается процесс аннулирования и контрагенту отправляется Предложение об аннулировании.
  • Статус документа изменится на «Ожидается аннулирование».
  • Принятие/отклонение предложения об аннулировании документа.

    1. Выделите из списка при помощи чекбокса документ со статусом «Требуется аннулирование»:
      • Если вы согласны с аннулированием документа нажмите кнопку АннулированиеПодтвердить аннулирование.

        Инициатору запроса на аннулирование отправляется Уведомление о Принятии. Статус документа меняется на Аннулирован.
      • Если вы отказываете в аннулировании документа нажмите кнопку АннулированиеОтклонить аннулирование.

        Инициатору запроса на аннулирование отправляется Уведомление об Уточнении. Статус документа в системе меняется на тот, который был до запуска процесса аннулирования.
    2. С момента получения Инициатором запроса на аннулирование соответствующего Уведомления о принятии (УОП), обе стороны считают исходный документ недействительным. Процесс аннулирования завершен.
    3. При получении Инициатором запроса на аннулирование Уведомления об уточнении(УОУ), обе стороны считают исходный документ юридически значимым. Процесс аннулирования завершен. При необходимости вы можете создать новый запрос на аннулирование данного документа.

    Скачать и посмотреть xml-файлы Предложение Об Аннулировании, Уведомления о принятии, Уведомления об уточнении вы можете по кнопке Скачать→Архив, содержащий все документы документооборота.

    Инструкции для работы с электронным документооборотом

    В СБИС есть решения ЭДО для любого направления деятельности. Обмениваться документами можно внутри компании, с клиентами, контрагентами и контролирующими органами. Выстроенные цепочки экономят время, деньги и другие ресурсы предприятия.

    1. В СБИС Плагин и в центр уведомлений придет оповещение о входящем документе от контрагента.
    2. Зайдите в раздел «Документы/Входящие».
    3. Подключите носитель с электронной подписью к ПК.
    4. Откройте документ.
      Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 1
    5. Просмотрите реквизиты, суммы, даты. Значок Как утвердить или отклонить входящий документ - Иконкапоказывает, что документ подписан ЭЦП. Кликните его, если нужно узнать, кто именно поставил подпись.
      Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 2
    6. По кнопке «Утверждение» отметьте решение:
      — «Утвердить», если во вложении все верно и замечаний нет;
      Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 3
      — «Отклонить», если ни один документ не подлежит утверждению;
      Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 4
      — если нужно утвердить часть вложений, выберите их и нажмите «Утвердить»;
      Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 5
      — если отклоняется часть вложений, выберите их, в поле «Комментарий» напишите причину или добавьте один из прежних комментариев и кликните «Отклонить».
      Как утвердить или отклонить входящий документ - Изображение 6
      Документы будут на этапе «Утверждение», пока отметку не получат все файлы пакета.
    1. Зайдите в раздел «Документы/Исходящие», кликните «+», выберите действие.
      Как создать и отправить документ - Изображение 1
    2. Проверьте поле отправителя, впишите покупателя.
    3. Если заключен договор и по условиям контракта его необходимо указать, добавьте.
    4. Укажите время исполнения и поставки, при необходимости добавьте комментарий.
    5. Если нужно, впишите дополнительные товары и услуги.
      Как создать и отправить документ - Изображение 2
    6. На вкладке «Документы» добавьте файл или скан документа по кнопке. Можно прикрепить любое количество документов, но не больше 100 Мб в совокупности. 7. Кликните Как создать и отправить документ - Иконка 1, просмотрите созданный документ. Если есть ошибки, исправьте и нажмите Как создать и отправить документ - Иконка 1снова.
      Как создать и отправить документ - Изображение 3
      Кликните «Отправить».

    Входящие и исходящие документы можно аннулировать, если они потеряли актуальность. Например, если партнер отправил вам реализацию, но не смог поставить товар.

    Инициировать отмену может любая сторона, но подписать запрос должны все участники. Если документ аннулируется, это относится ко всем его версиям. Если же аннулирование одобрено только одной стороной, оригинал испорчен или потерян, это сделку не отменяет.

    Внимание.
    Если документ признан недействительным всеми участниками, дальнейшая редактура или проводка невозможна.

    Признать документ недействительным можно до того, как контрагент отклонил его.

    1. Зайдите в раздел «Документы/Исходящие» или «Бизнес/Продажи/CRM/Реализации», откройте документ.
      Запрос на аннулирование можно послать из документа или его файлов:
      — кликните Как отправить запрос об аннулировании - Иконка 1, разверните меню по кнопке Как отправить запрос об аннулировании - Иконка 2, отметьте «Аннулировать»;
      Как отправить запрос об аннулировании - Изображение 1
      — чтобы аннулировать вложение, на вкладке «Документы» отметьте файлы. Откройте меню и выберите «Аннулировать».
      Как отправить запрос об аннулировании - Изображение 1
    2. В поле «Комментарий» напишите причину и кликните «Аннулировать».
      Как отправить запрос об аннулировании - Изображение 3
      СБИС создаст соглашение. Оно будет подписано вашей ЭЦП и уйдет контрагенту. Тот получит сообщение, подтвердит или отклонит. После вам также придет уведомление, статус соглашения изменится.

    Признать недействительным можно комплект документов или его отдельные файлы.

    Как утвердить или отклонить запрос на аннулирование - Изображение 1

    1. Откройте документ в разделе «Документы/Входящие» или «Заказы/Поставки».
    2. На вкладке «Документы» посмотрите, что контрагент предлагает аннулировать.
    3. Подтвердите или отклоните: щелкните «Аннулирование», отметьте «Документ аннулирован» или «Аннулирование отклонено».

    Если запрос отклоняется, добавьте комментарий. Контрагент получит документ с отказом.

    Служебные документы создаются СБИС автоматически. Они отражают операции, совершенные с файлами пользователями или системой, например отправку, получение и подписание.
    Чтобы посмотреть служебные документы, откройте документ, перейдите на вкладку Как обработать служебные документы - Иконка 1или «Лента» и кликните Как обработать служебные документы - Иконка 2. Выберите «Служебные документы».
    Как обработать служебные документы - Изображение 1
    Их можно скачать, распечатать, сохранить как вложение в карточке документа.
    Они фиксируются в ЛК без участия пользователя, если к ПК подключен носитель ЭЦП или работает утилита СБИС Коннект.
    Во внешней обработке — когда ставится подпись на документе или обновляется статус.

    В СБИС можно согласовать файл разными способами:

    • по документу — то есть из любого документа;
    • с подтверждением электронной подписи — согласование самого документа, например счета на оплату с запросом ЭЦП;
    • на этапе — то есть этап согласования настроен в бизнес-процессе.

    Обязательно нужно два участника: тот, кто запрашивает, и тот, кто согласует.

    • На этапе — в разделе «Задачи на мне» откройте этап, кликните «Согласовать» (или другую подобную кнопку) и выберите ответ.
      Как согласовать документ - Изображение 1
    • По документу — кликните «Согласование», добавьте комментарий и выберите операцию: согласовать, отклонить или назначить другому работнику.
      Как согласовать документ - Изображение 2
    • С электронной подписью — в документе нажмите Как согласовать документ - Иконка, затем «Подписать» и подтвердите действие или в обсуждениях по документу кликните «Подписать».
      Как согласовать документ - Изображение 3

    Как запросить согласование - Изображение 1

    • На этапе — отправьте документ на согласование, если оно зафиксировано в бизнес-процессе.
    • По документу — если документ есть в СБИС.

    Как запросить согласование - Изображение 2

    С ЭЦП — самая высокая надежность. Документ виден только тем, у кого есть доступ к файлу или диалогу по нему.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *