Как в сбисе посмотреть входящие документы от контрагентов
Перейти к содержимому

Как в сбисе посмотреть входящие документы от контрагентов

  • автор:

Как работать с ЭДО СБИС или Контур.Диадок в 1С Фреш

Для интеграции с данными системами предлагаются внешние обработки. В облаке особые требования к внешним разработкам и разработки для ЭДО этих компаний этим требованиям не удовлетворяют, администраторы 1С:ФРЕШ проводят специальный аудит всех доработок. Вы можете сами в этом убедиться, если попробуете сделать предварительный аудит в личном кабинете. Поэтому, если ответить кратко и в общем, то интеграцию с 1С:ФРЕШ для ЭДО СБИС и Контур сделать нельзя.

Далее рассмотрим варианты, с помощью которых данное ограничение можно обойти.

Использовать ЭДО без интеграции с 1С

Некоторым компаниям не сильно критична интеграция ЭДО с 1С. В таком случае можно отдельно работать в 1С и в личном кабинете вашего ЭДО. В интернете можно найти разработки для выгрузки документов в формате вашего оператора, и тогда дважды вносить информацию не придется. Вы сможете выгружать документы в нужном формате и загружать этот файл в Контур.

Без доработок для УПД можно использовать стандартную возможность выгрузки электронного документа Еще — ЭДО — Выгрузить документ в файл

В дальнейшем в указанные системы доумент можно загрузить. Ниже пример загрузки в Контур.

  • Нет дополнительных затрат
  • Работа без интеграции неудобна, нужно дважды заносить как исходящие, так и входящие документы

Перейти на встроенный 1С-ЭДО

У фирмы 1С есть свой собственный сервис для работы с электронными документами, называется 1С-ЭДО. Этот сервис уже встроен во все решения 1С:ФРЕШ.

Тарифы на отправку документов у всех операторов примерно на одном уровне, а вот дополнительных оплат за модуль интеграции, в случае 1С-ЭДО — нет. Можно настроить роуминг с любыми операторами ЭДО (в том числе со СБИСом и Контуром), то есть отправлять документы любым абонентам электронного документооборота.

  • ЭДО встроен в 1С:ФРЕШ и не нужно дополнительных затрат
  • Автоматически создаются учетные документы в 1С:ФРЕШ на основании электронных
  • можно использовать любую имеющуюся у вас ЭЦП (от Контура и СБИСа тоже или от 1С-Отчетности)
  • Есть роуминг со всеми операторами ЭДО
  • Нужно перезаключить соглашения об обмене документами со всеми вашими контрагентами. Если у вас много контрагентов это может быть довольно трудоемко. Если партнеров немного, это не занимает много времени
  • Надо будет обратиться в СБИС для отключения учетной записи, которая раньше использовалось. Иначе могут быть проблемы с настройкой роуминга (обычно решается заявлением и 1 рабочим днем)
  • В 1С-ЭДО нет интернет-кабинета, работа с ЭДО ведется только в 1С:ФРЕШ и вам надо будет добавить всех пользователей в программу. Хотя для многих это как раз плюс, когда все работают в одном месте и учетные данные 1С напрямую связаны с электронными документами.

Использовать сервис 1С:Готовое рабочее место (1С:ГРМ)

1С:ГРМ — это другой вид облачной работы с 1С. Очень похоже на 1С:ФРЕШ (можно так же работать из любого места и через браузер), но технология используется другая. По стоимости использования этот сервис несколько дороже 1С:ФРЕШ, а также требуется договор с партнером 1С для выполнения обновления вашей базы. Но зато вы можете использовать любые доработки без аудита.

  • Вы можете в ГРМ добавить модули от СБИСа и Диадока
  • Любые доработки вашей 1С становятся гораздо проще и быстрее (по сравнению с 1С:ФРЕШ) и это актуально тем, кто сильно подстраивает программу под себя
  • Вы все равно работаете в облачной 1С и имеете все плюсы подобной работы
  • Такой вариант облачной 1С выходит дороже чем 1С:ФРЕШ
  • Потребуется договор с партнером 1С на обслуживание вашей программы

Использовать автономное рабочее место

Это специальная возможность сервиса 1С:ФРЕШ, которая позволяет сделать локальную базу 1С с автоматической синхронизацией с облаком. Этот вариант мы не сильно рекомендуем, по нашему опыту обмен с локальной системой может не всегда стабильно работать и прелести работы с облаком пропадают — например, какие-то нужные коллегам документы вовремя не попадут в облако из локальной версии. Если использовать такой вариант, то лучше сразу договориться с партнером 1С о поддержке вашей синхронизации, чтобы не мучиться в случае каких-то проблем с обменом.

  • Вы можете в ГРМ добавить модули от СБИСа и Диадока
  • Вы также можете использовать в локальной базе доработки без аудита
  • Для использования локальной версии потребуется лицензия на 1С (от 13 000 рублей), но в случае нескольких пользователей нужно подробнее рассчитать стоимость лицензий и выбрать правильный вариант
  • Автономное рабочее место предусмотрено только для тарифа ПРОФ (для тарифа Базовый потребуется переход на ПРОФ или дополнительный договор на сопровождение)
  • Могут быть проблемы с синхронизацией данных с вашим облачным приложением

Давайте подытожим

По нашему мнению самый лучший вариант — это переход на встроенный в 1С:ФРЕШ документооборот 1С-ЭДО, но если по каким-то причинам вам этот вариант совсем не подходит, то можно выкрутиться одним из способов, описанных выше.

1С:ФРЕШ

Работа с программами 1С через интернет. Ведите бухгалтерский и налоговый учет, сдавайте отчетность, управляйте бизнесом из любого места, где есть интернет.

Поробнее об услуге можете узнать по ссылке.

Подпишитесь на нас в соцсетях, и/или подпишитесь на рассылку по почте!
Так Вы не пропустите важную и полезную информацию о программах «1С», работе с ними, сервисах и услугах. Почтовая рассылка без спама и назойливости, не обо всех новостях, а только уведомления о важных событиях и мероприятиях. Выберите удобный вариант:

программ «1С:Предприятие 8»

Автоматизируем учет и управление коммерческих организаций, государственных и муниципальных учреждений на базе программ «1С:Предприятие 8»

Как в сбисе посмотреть входящие документы от контрагентов

Используя СБиС для обмена электронными счетами-фактурами, вы на 60-80% сократите затраты на документооборот, в десятки раз ускорите процедуру оформления сделок и облегчите работу ключевых отделов офиса: отдела продаж и бухгалтерии.

Отдел продаж

Часто менеджеры назначают встречи только для того, чтобы подписать документы. Это отвлекает их от поиска новых покупателей. Используя СБиС, вы не только значительно сократите эти затраты на документооборот, но и в десятки раз ускорите процедуру оформления сделок. Каким образом?

Первый шаг. Менеджер привычным образом готовит комплект документов в вашей учетной системе. Например, в 1С. Благодаря системе интеграции, СБиС автоматически загружает документы. Удобно, что вы можете отправлять документы как комплектом (счет, накладная, или акт и счет-фактура), так и по отдельности. Загруженные документы отображаются в привычном виде.

Второй шаг. С помощью СБиС вы подписываете документы и отправляете их контрагенту. Конечно, документы надежно шифруются. А для отправки как одного, так и сотни документов достаточно пары кликов.

На третьем этапе спецоператор СБиС гарантирует оперативную доставку документов до вашего партнера. Получив документы, партнер добавляет к ним свою электронную цифровую подпись и отправляет копию с двумя подписями вам.

Четвертый шаг. Для получения документов с юридически значимой подписью достаточно нажать одну кнопку. Причем подпись контрагента в них будет наглядно отражена. Все, сделка оформлена — и у вас, и у партнера полностью подписанный комплект документов.

Бухгалтерия

Электронные счета-фактуры в СБиС избавят от головной боли и вашу бухгалтерию:

  • от поставщиков вы будете получать только правильно оформленные документы, а, значит, у бухгалтера не будет проблем с зачетом НДС;
  • СБиС сам отметит в вашей учетной системе, что подписанный экземпляр документа получен, и избавит бухгалтера от необходимости перебирать в конце месяца кипу бумажных счетов-фактур.

СБиС отлично подходит для работы с электронными счетами-фактурами, так как не только быстро доставляет их по каналам связи до контрагента, но и гарантирует правильность их оформления. Тем самым для покупателя снижается риск отказа в зачете НДС, а для продавца — потери времени на переделки документов.

А используя стандарты EDI, СБиС также автоматически загрузит входящие фактуры и накладные в вашу систему, в разы сокращая затраты на их ввод.

Акты сверок с контрагентами

Казалось бы, что сложного – распечатать акты сверки с контрагентами, разослать и дождаться подтверждения расчетов. А как это происходит на самом деле? Законодательство обязывает нас проводить инвентаризацию обязательств перед составлением годовой отчетности и в ряде других случаев. Кроме того, сейчас стало хорошим тоном делать это и при закрытии этапов работ или расчетов по договору. Это даже для средней организации сотни, а то и тысячи актов сверок в год. Их нужно распечатать в двух, а то и трех экземплярах, согласовать с менеджерами, бухгалтерией и руководством, отвезти лично или отправить по почте, а потом ждать ответа и, не исключено, поторапливать контрагентов по телефону. А если при сверке возникнут разногласия? Поднять первичные документы, найти расхождения, исправить, заново обменяться актами… Долго и трудоемко.

В результате, потратив столько времени и сил, можем ли мы сказать, что все сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, отраженные в нашей отчетности, проверены и документально подтверждены? Знаем ли мы, сколько актов согласовано, сколько получено разногласий с контрагентами, да и просто – где сейчас находятся акты по конкретным организациям, скажем, двухлетней давности? Вряд ли. А зачастую к этому добавляются недобросовестность, отпуска и увольнения сотрудников, медленная работа почты и курьеров, беспорядок в архиве и плохая организация хранения документов на рабочих местах. Получается полная неразбериха.

Между тем, свои расчеты с бюджетом мы уже привыкли сверять через Интернет, например, при помощи системы электронного документооборота СБиС. Нам уже и в голову не приходит распечатывать бланки, заполнять их, подписывать, выстаивать очереди к налоговым инспекторам или на почту. Сверка происходит «между делом». А ведь количество сверок с юридическими лицами несравнимо выше, чем с контролирующими органами. Так почему бы нам не использовать этот же проверенный, хорошо отлаженный механизм и для организации сверки расчетов с контрагентами?

Безбумажные акты сверок СБиС отправляет контрагентам мгновенно, а для получения ответного документа из любой географической точки требуется всего несколько минут. И уж конечно не нужно тратить деньги на распечатку, почтовые и курьерские услуги. В электронном виде происходит согласование документов и внутри организации. СБиС сам пройдет по нужному маршруту и соберет подписи. Более того, система электронного документооборота СБиС всегда сообщит, где ваш акт задержался внутри организации, отправлен ли он контрагенту, получен ли ответ, есть ли разногласия. За один день можно отправить, получить и обработать сотни документов. Быстрее и проще? Несомненно.

Все акты сверок, заверенные ЭЦП, теперь будут храниться в электронном виде в едином реестре. Со СБиС не важно, кто начал сверку — менеджер или бухгалтер, вы или ваш контрагент. И бухгалтер, и менеджер, и руководитель будут видеть всегда одну и ту же информацию. Никаких потерь данных, никаких документов-дублеров – только актуальные сведения о состоянии взаиморасчетов. Акты сверок в СБиС не затеряются в потоке другой корреспонденции, найти нужные документы очень просто. И конечно, СБиС не позволит вам пропустить входящий акт или задержку ответа от контрагента. А на возникшие при сверке разногласия СБиС сам обратит внимание бухгалтерии и менеджера. Теперь вы на самом деле контролируете ситуацию, и результаты ваших сверок в полном порядке.

Думаете, электронные акты будут выглядеть по-другому и придется к этому долго привыкать? В СБиС они точно такие же, как на бумаге. И даже сведения о том, кто и когда подписал документ электронной цифровой подписью, отображаются наглядно.

Все еще сомневаетесь, вдруг «без бумажки» сверка не будет действительна? Согласно закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. А с момента принятия закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» электронный документ, подписанный ЭЦП, которая заменяет подпись и печать на бумаге, абсолютно равнозначен бумажному. Его в случае необходимости даже можно предоставлять в суд.

Так стоит ли продолжать сверяться с контрагентами на бумаге или делать это с использованием системы электронного документооборота СБиС, а освободившееся время потратить с большей пользой? Ответ очевиден. Ну, а послать письма или встретиться с поставщиками и покупателями лично можно и по более приятным поводам – чтобы обсудить новые перспективы развития бизнеса или просто поздравить с праздником.

Как в сбисе посмотреть входящие документы от контрагентов

Ключевые решения

Ключевые решения

Электронный документооборот (ЭДО)

удобный и быстрый обмен юридически значимыми документами по защищенным каналам связи между различными организациями, а также внутри них, с применением электронной подписи.

Не тратьте бумагу, отправляйте электронно

В СБИС счета, накладные и счета-фактуры создаются и отправляются на утверждение в один клик. Конрагент заверяет документы электронной подписью и возвращает. Стороны получают полный комплект подписанных юридически-значимых документов.

Быстро подготовить «электронные бумаги» позволяет встроенный в систему каталог товаров и услуг. Загрузите в него свои наименования и выбирайте их при формировании документа.

ОБСУЖДАЙТЕ И РЕДАКТИРУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ С ПАРТНЕРАМИ ОНЛАЙН

Если возникли вопросы или возражения по тексту — обсудите поправки в чате, направьте видеосообщение или организуйте видеоконференцию. Отредактируйте совместно текст договора в онлайн-редакторе или в GoogleDocs — СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты
обсуждений и видеоконференций в ленте событий.

ПОДПИСЫВАЙТЕ ВНУТРЕННИЕ

Журнал учета инструктажа по технике безопасности, заявление на отпуск, приказ об изменении штатного расписания, оклада сотрудника — сколько бумаг необходимо оформлять ежедневно. Выдайте сотрудникам электронную подпись для утверждения внутренних документов и оптимизируете работу с внутренней документацией.
документы

Оператор электронного документооборота

Если хозяйствующие субъекты передают друг другу документы при помощи специального программного обеспечения, такой обмен называется электронным. Процедура проводится при участии посредников — операторов.

Согласно Приказу Федеральной налоговой службы России от 20 апреля 2012 года операторами ЭДО признаются фирмы, которые обеспечивают обмен счетов-фактур в форме электронных документов с электронной подписью. Такие организации должны в полной мере обладать необходимыми ресурсами для решения подобной задачи, в том числе кадрами, технологиями и правовыми возможностями. В указанном нормативном акте также указаны подробные правила для претендентов. Актуальный перечень операторов, которые официально допущены к данному процессу, приведен на портале ведомства.

Задачи и функции

В первую очередь операторы организуют передачу документов по сделкам между хозяйствующими субъектами, включая первичные бухгалтерские, договоры, счета-фактуры. Отправителями и получателями информации могут стать юридические лица и индивидуальные предприниматели. К возможным сторонам обмена относятся и государственные органы, участвующие в электронной сдаче отчетности через интернет.

Также в обязанности операторов входит:

  • Фиксирование дат, в которые отосланы и вручены документы.
  • Учет предприятий как участников системы электронного взаимодействия.
  • В качестве подтверждения каждому выдаются соответствующие идентификационные реквизиты. Эти данные оператор сообщает налоговому органу.
  • Техническая поддержка сервиса, который обеспечивает ЭДО

Операторы должны строго следовать положениям российского законодательства в области передачи электронных документов и использования электронных подписей. Кроме того, участники обмена руководствуются условиями заключенных договоров. В случае нарушения обязательств организации-посредники могут лишиться статуса оператора ЭДО и места в списке ФНС РФ .

Что включает такое сотрудничество?

Операторы электронной отчетности предлагают:

  • Передачу контрагентам и уполномоченным инстанциям любых документов: накладных, контрактов, актов, балансов, деклараций и т. п. У сервисов обмена разнообразный функционал, который постоянно совершенствуется в соответствии с запросами бизнеса и актуальными правилами отчетности.
  • Хранение документов, которые были получены или отправлены через сервис. Этот процесс организуется согласно действующему законодательству.
  • Разные интеграционные решения. Получать и отправлять необходимые электронные данные можно в привычной учетной, правовой, справочной и иной системе. Пользователям не придется устанавливать и разбираться в дополнительных приложениях и программах.
  • Своевременное информирование об изменениях в правовых актах, которые регулируют электронный обмен документами и сдачу отчетности.
  • Компетентную и оперативную поддержку при решении возникающих проблем с сервисом и по сопутствующим вопросам.

Возможно оказание и других услуг с учетом потребностей клиентов.

Переход на ЭДО открывает бизнесу новые горизонты и повышает эффективность деятельности

Так, это возможность:

  • Оптимизировать бизнес-процессы. На составление и обмен цифровыми сведениями нужно меньше времени: их не обязательно распечатывать, вручную подписывать и согласовывать с разными руководителями. При наличии у предприятия разветвленной филиальной сети решается вопрос с оперативным сбором информации и рассылкой по обособленным подразделениям важных документов и данных. При ЭДО обмен происходит за несколько секунд. Контролировать такой процесс проще: каждое действие с документом отражается в личном кабинете пользователя. Можно видеть, проставлена ли подпись, получены ли отправленные сведения, нет ли просьб об уточнении и т. д. Проблемы решаются почти в онлайн-режиме, что в итоге помогает быстрее закрывать сделку;
  • Сократить расходы. Не понадобится закупать бумагу и принтеры, нанимать обслуживающих сотрудников, оплачивать курьерскую или почтовую доставку. Виртуальный архив также обойдется дешевле, чем стандартный. В результате перехода на электронное взаимодействие высвобождается персонал, который можно перевести на более значимые участки работы;
  • Упростить взаимодействие с надзорными органами. Найти и предоставить документы по камеральным запросам или в рамках выездных проверок с ЭДО это не станет проблемой;
  • Улучшить сервис и снизить дебиторскую задолженность. При электронном формировании счетов и актов потребители или заказчики получают их быстрее, а, значит, больше шансов, что они оплатят их без задержек и в необходимой сумме;
  • Повысить лояльность контрагентов. Использование новых технологий и прозрачность деятельности вызывает доверие партнеров и активизирует сотрудничество.

Как перейти на электронный документооборот?

Первый шаг — подготовка.

Проводится анализ информационных потоков и существующих бизнес-процессов. Необходимо определить, какие группы документов и контрагентов в приоритете для цифровизации (обычно с ними связаны максимальные финансовые и временные затраты). Наиболее важными считаются счета-фактуры и первичные формы, но часто в электронный документооборот включаются и нестандартные варианты актов, спецификаций, согласований, смет, претензий и т. п.

Второй шаг — заключение договора с оператором электронной отчетности.

Для этого следует предварительно связаться с выбранной организацией, согласовать сроки подключения, стоимость и другие условия сотрудничества. Иначе процедура называется присоединением к регламенту — документу, в котором указаны задачи, принципы функционирования, ответственность и другие правовые аспекты работы сервиса.

Обязательно оформление сертификата электронной подписи (ЭП), а также покупка средств криптографической защиты для ее генерации и шифрования передаваемых документов. Выдачей таких реквизитов занимаются организации, которые аккредитованы Минкомсвязи РФ, в том числе операторы ЭДО. Необходимо получить усиленную квалифицированную подпись, так как остальные форматы (простая и неквалифицированная) не подтверждают юридическую силу документа.

Третий шаг — оповещение и подключение контрагентов.

Работать можно только с теми партнерами, которые также пользуются сервисом электронного обмена. Поэтому сначала выясняется, кто именно уже подключен. Можно провести тестовое взаимодействие с лояльными партнерами и мотивировать на присоединение к системе ЭДО большего числа контрагентов с помощью различных льгот. Чтобы план подключения сработал, необходимо его тщательно продумать и назначить ответственных. Обслуживающий оператор оказывает клиентам всестороннюю поддержку в этой задаче. Контрагенты могут быть подключены к одному или разным операторам. В последнем случае применяются технологии роуминга.

При переходе предприятия на ЭДО менять учетную политику не требуется, так как в ней не затрагивается вопрос о способе доставки документов. Также не обязательно заключать новые договоры либо оформлять дополнительные соглашения с партнерами, если в действующих не указано, что обмен информацией по сделке происходит на бумаге. В дальнейшем при возникновении хозяйственных споров суд наравне с обычными накладными и актами примет в качестве доказательств исполнения обязательств и электронные подтверждения с ЭП.

Последний шаг — контроль результата.

Важно убедиться, что переход на электронный документооборот дал планируемый эффект. Для этого проводится анализ трудозатрат на обработку документов, состояния отношений с контрагентами и государственными органами, уровня взаимодействия между внутренними службами и филиалами.

Зачем нужен оператор ЭДО?

Такая организация выступает как третья незаинтересованная сторона процесса обмена документами. В конфликтных ситуациях она выдает официальные подтверждения фактов прохождения форм через систему ЭДО, отправки и получения конкретными участниками.

Операторы берут на себя разрешение любых технические проблем и гарантируют бесперебойную работу сервиса. Но главное — обеспечивается полная конфиденциальность и защита от попадания секретных коммерческих данных посторонним лицам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *