Как в сбис удалить подписанный документ
Перейти к содержимому

Как в сбис удалить подписанный документ

  • автор:

Электронный документооборот: ответы на 11 вопросов, которые мешают перейти на ЭДО

Бумага дорожает, заправка картриджей тоже, логистика меняется — переход на ЭДО становится необходимостью. Но есть страхи, из-за которых электронный документооборот кажется небезопасным, дорогим и сложным. В этой статье мы рассмотрим главные из них:

1. Электронные документы не признаются в суде

На вопросы отвечает Ксения Ермолаева, руководитель Линии консультаций ГК «Баланс-Софт»

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) приравниваются к бумажным документам, которые подписаны собственноручно. Аналогично и с документами, которые должны быть заверены печатью, — электронный документ, подписанный КЭП приравнивается к документу, заверенному печатью (63-ФЗ «Об электронной подписи» ст 6, пункты 1, 3).

Счета-фактуры будут считаться юридически значимыми, если соблюдать 3 условия:

  • счёт-фактура был выставлен или получен через оператора ЭДО, включённого в сеть доверия ФНС. Регламент выставления (получения) утверждён приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н;
  • формат электронного счёта-фактуры полностью соответствует требованиям приказа от 19.12.2018г. №ММВ-7-15/820@ ФНС России;
  • счет-фактура подписан электронной подписью, которая выдана ФНС, Доверенным лицом УЦ ФНС илиудостоверяющими центрами, признанными ФНС.

Также электронный счёт-фактуру можно выставлять во всех случаях, когда стороны согласны на обмен электронными счетами-фактурами, и у них есть для этого совместимые технические средства, если иное не предусмотреност. 169 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

2. Если придёт проверяющий из налоговой, всё равно придётся распечатывать все документы

Нет. При налоговой проверке вы имеете право не распечатывать документы. Для этого вам нужно предоставить проверяющему доступ к электронным документам.

По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица (п. п. 2.47, 5.14 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

3. Если сломается компьютер, то все документы могут исчезнуть

Отвечает Наталья Журавлева, специалист по ЭДО СБИС ГК «Баланс-Софт»

Нет, документы хранятся на сервере оператора ЭДО. Так что если с компьютером что-то случится, вы просто зайдёте в ваш аккаунт с другого компьютера и получите доступ ко всем вашим документам.

4. Чтобы пользоваться ЭДО, нужны подписи для каждого сотрудника — это дороже, чем пользоваться бумажным документооборотом

Кратко: нет, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот.

Подробнее: большинству наших клиентов — это малый и средний бизнес — нужны одна или две подписи: для руководителя и бухгалтера. При этом подпись на руководителя выпускается в ФНС бесплатно.

Новая КЭП на сотрудника стоит 2200 рублей, а продление каждые 15 месяцев —1000 рублей. Но при покупке аккаунта в СБИС одна электронная подпись на сотрудника входит в стоимость. Нужно будет оплатить только её выпуск 1200 рублей единоразово и можно пользоваться.

Для сравнения стоимости бумажного и электронного документооборота я взяла количество исходящих писем по одному из наших направлений — ИЦ КонсультантПлюс Самара.

Всего 744 исходящих письма в год.

Примерно треть отправляется как простое письмо — 30 руб./письмо

Треть как заказные — 50 руб./письмо

И треть с описью и уведомлением — 100 руб./письмо

Получается 44 640 рублей в год только на почтовые расходы (744/3 * 30) + (744/3 * 50) + (744/3 * 100)

Без учёта стоимости бумаги, картриджей и обслуживания принтеров, потому что цены нестабильные. Без учёта зарплаты сотрудника, который запечатывает конверты, стоит в очереди на почте, потому что этот показатель варьируется в разных компаниях.

Сколько будет стоить отправка 744 писем в СБИС:

  • аккаунт — 500 рублей
  • пакет из 1 200 отправлений по ЭДО — 6 000 руб./год
  • сюда же добавим выпуск электронной подписи на сотрудника — 1200 рублей. Если вы продлеваете аккаунт СБИС, то продление подписи бесплатно.

Первый год работы с ЭДО — 7 700 руб.

Продление — 6 500 руб./год.

Получается, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот (44 640/7700)

5. Кто-то может удалить все документы или перехватить те, что я отправляю

СБИС берёт на себя обязанность обеспечить конфиденциальность информации. Для этого используется несколько уровней защиты.

  • Войти в ваш аккаунт можно по ключу электронной подписи или по логину и паролю. Если вы не будете их никому передавать, ваши документы в безопасности. Также можно настроить смс-подтверждение — вы получите сообщение, если кто-то попытается зайти в ваш аккаунт. И настроить ограничение доступа по IP-адресам — в систему не смогут зайти с другого IP-адреса.
  • Все документы, которые вы отправляете в СБИС, проходят по защищённым каналам HTTPS, а шифрование организовано на базе SSL-сертификата Sectigo.

Все эти меры делают невозможным доступ к вашим документам для третьих лиц.

6. Документ подпишет кто-то, кто не имеет права подписи

Чтобы этого избежать, вы можете:

  • настроить систему ЭДО так, чтобы письма с определённым содержимым отправлялись в нужные отделы. Например, счета в бухгалтерию, договоры — менеджерам.
  • настроить права доступа для ваших сотрудников. Например, можно предоставить доступ только в определённые разделы СБИС. А также дать возможность просматривать документы раздела без возможности их утвердить, отклонить или редактировать.

7. Можно случайно отправить документ непонятно кому

При отправке документа вы выбираете получателя — по ИНН или по названию организации. Если вдруг ошиблись с адресатом, то нужно аннулировать документ. После аннулирования с документом уже нельзя ничего сделать.

8. ЭДО сложно внедрить

Если у вас небольшой документооборот — меньше 30–50 исходящих писем в месяц, то вам подойдёт тариф в облаке.

Вам нужно только зарегистрироваться в СБИС и оплатить подходящий тариф ЭДО — всё, вы можете отправлять и получать электронные документы.

Если же у вас больше 50 исходящих в месяц, то, возможно, вам будет удобнее интегрировать СБИС с 1С. Если 1С без доработок, то интеграция занимает 15–20 минут. Можно сделать это самостоятельно — все инструкции в свободном доступе, или обратиться к нам. В 1С появится новое окно, в котором можно работать со всеми исходящими и входящими сообщениями, не переходя в СБИС.

9. Если контрагент пользуется бумажным документооборотом, то нет смысла в ЭДО

Если вы хотите сэкономить и перейти на ЭДО, но большинство ваших контрагентов предпочитают бумажный документооборот, то можно подключить услугу SignedOnPage (ЭДО без оператора).

Она позволяет отправлять на e-mail защищённую ссылку на документ. Клиент получает письмо, переходит по ссылке и подписывает документы своей электронной подписью. В этот момент для него автоматически активируется личный кабинет и открывается раздел «Документы/Входящие». Для контрагента этот аккаунт бесплатный, он может подписывать входящие, но отправлять исходящие не может.

10. Если у контрагента другой оператор ЭДО, то отправить документ не получится

Вы можете как отправить, так и получить документ от контрагента, если у вас разные операторы ЭДО. Просто понадобится подключить роуминг — промежуточное звено между разными операторами при электронном документообороте.

Неважно, какой оператор ЭДО у вашего контрагента — вместе с отправкой документов система автоматически предложит отправить приглашение к обмену документами. Когда контрагент примет приглашение, сможет просмотреть и подписать документы.

Получение писем в роуминге бесплатно, отправка идёт по тому тарифу, который у вас подключён.

11. Можно случайно подписать и отправить документ с ошибкой

Такая ситуация возможна не только при электронном документообороте. Вы точно так же можете не заметить ошибку, распечатать документ, подписать и отправить по почте.

В этой ситуации вам придётся связаться с контрагентом, сообщить об ошибке, снова распечатать, подписать и отправить по почте уже исправленный вариант.

При электронном документообороте вы просто отправляете запрос на аннулирование документа. Контрагент мгновенно видит его, подтверждает и получает исправленный вариант. Без временных затрат, без оплаты бумаги и стоимости отправки почтой.

В СБИС есть возможность редактирования даже подписанных документов, если документ не защищён от изменений. Тогда потребуется пересогласование — контрагент увидит новую редакцию, а также историю изменений на вкладке «Лента».

Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО — пишите в нашу группу ВК. Там мы делимся секретами работы с ПО: 1С, СБИС, коды ОФД.

ЭДО — электронный документооборот

С помощью электронного документооборота клиенты Рег.ру могут отправлять и получать оригиналы документов в кратчайшие сроки. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭП) и отправляются в зашифрованном виде.

Соглашение на обмен документами через ЭДО уже включено в договор оферты. Оформление дополнительного письменного договора не требуется.

Преимущества электронного документооборота:

  • Подключение к системам ЭДО и получение документов от Рег.ру — БЕСПЛАТНО!
  • Обмен документами происходит за считанные секунды.
  • Экономия временных ресурсов, необходимых для проверки и согласования документов: мы гарантированно предоставляем оригиналы закрывающих документов до 15 числа.
  • Не требуется вести бумажный архив: все документы хранятся в электронном виде и не теряются.
  • Документ с отметкой «Подписано ЭП» можно распечатать в любой момент.

После перехода на взаимодействие через ЭДО бухгалтерские документы больше не будут отправляться в бумажном виде.

Почему электронный документ равен бумажному?

Документы, полученные через систему ЭДО, обязательно подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭП) представителя организации. Цифровые документы, подписанные ЭП, равнозначны аналогичным документам на бумажном носителе. Они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с печатью, и могут использоваться при проверках налоговыми инспекциями.

Согласно п.2 ст. 93 НК РФ и писем ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@ и от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421, если организация получила УПД по ЭДО, она может предоставить их в налоговую инспекцию несколькими способами:

  1. На электронном носителе по ТКС (телекоммуникационные каналы связи с контролирующими органами) или через личный кабинет налогоплательщика.
  2. На бумажном носителе, распечатав УПД, с электронной подписью из личного кабинета на сайте оператора ЭДО.

Обратите внимание! Второй способ подходит, если для затребованного вида документа не утверждён формат ФНС (договоры, соглашения, товарно-транспортные накладные, счета на оплату).

Какие документы можно отправлять через ЭДО в Рег.ру?

При отправке документов через систему ЭДО бумажные документы отправлять не нужно, так как согласно законодательству они имеют одинаковую юридическую силу.

Для юридических лиц и ИП через ЭДО можно отправлять оригиналы следующих документов:

  • Заявление на смену администратора домена .ru, .рф;
  • Заявление на перенос домена к другому регистратору;
  • Заявление на совершение безбумажных операций;
  • Заявление на восстановление доступа в личный кабинет;
  • Заявление на перенос услуг между аккаунтами;
  • Заявление на вывод средств;
  • Заявление на аннулирование регистрации домена;
  • Заявление на смену владельца аккаунта;
  • Письмо об изменении реквизитов;
  • Письмо о реорганизации;
  • Акты сверки;
  • Договор оказания услуг хостинга;
  • Договор об оказании услуг.

Какие документы можно получать через ЭДО от Рег.ру?

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям мы можем направить через ЭДО следующие документы:

  • УПД;
  • акты сверки;
  • оригиналы счетов на оплату.

Пример электронного УПД

Так выглядит распечатанный экземпляр электронного УПД:

почему бумажные документы равны электронным

Как начать сотрудничество по ЭДО с Рег.ру?

Юридическим лицам и ИП

Получите квалифицированную электронную подпись.
Что такое электронная подпись и как её получить?

Чтобы получить электронную подпись, обратитесь в Удостоверяющий центр, который аккредитован Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и имеет право выдавать квалифицированные сертификаты для ЭП. Вместе с электронной подписью выдаётся файл сертификата, который подтверждает, что ключ подписи действительно принадлежит владельцу сертификата. Он может быть вшит в подписанный документ или предоставляться отдельным файлом в формате .sig. Для получения квалифицированного сертификата ЭП нужно лично прийти в центр выдачи с оригиналами удостоверяющих документов. Обратите внимание! Если вы уже используете ЭП для сдачи отчётов в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования РФ, получать отдельную электронную подпись для ЭДО не нужно. Ваша ЭП подходит для электронного документооборота с контрагентами.

Пройдите регистрацию в системе электронного документооборота Диадок или СБИС на выбор.
Регистрация в «Диадок»

  1. Установите на компьютер квалифицированную электронную подпись организации.
  2. Перейдите на сайт Диадок.
  3. Выберите вариант Войти по сертификату.
  4. Нажмите на кнопку Войти в Диадок.
  5. В разделе «Контрагенты» выберите вкладку Поиск и приглашение, найдите компанию РЕГ.РУ (ИНН 7733568767).
  6. Нажмите Пригласить к обмену документами.

Приглашение будет принято в течение нескольких рабочих дней. После этого РЕГ.РУ появится в вашем списке активных контрагентов.

Регистрация в «СБИС»

  1. Установите на компьютер квалифицированную электронную подпись организации.
  2. Перейдите на сайт СБИС.
  3. Нажмите на кнопку Зарегистрироваться по ЭП.
  4. Выберите подходящую подпись в открывшемся окне интернет-браузера.
  5. Заполните форму регистрации и нажмите Зарегистрироваться.
  6. Сообщите в службу поддержки Рег.ру, что вы готовы работать с нами через «СБИС».

Готово! Теперь вы можете получать оригиналы документов от Рег.ру через ЭДО.

Физическим лицам

Рег.ру не принимает заявления и документы от физических лиц через Диадок/СБИС! Для осуществления быстрой передачи документов в Рег.ру вам нужно иметь квалифицированную электронную подпись(в формате .sig), полученную в одном из аккредитованных удостоверяющих центрах. Подать заявление вы можете через службу поддержки.

Настройка роуминга

Если ваша организация уже зарегистрирована в другой подобной системе, возможно подключение через роуминг с Диадоком:

Свяжитесь с вашим оператором.

Сообщите ему уникальный идентификационный номер компании Рег.ру: 2BM-7733568767-2013021503335717014580000000000.

Произведите настройки согласно инструкциям оператора.

Как отключить получение документов по ЭДО?

Если вы хотите получать документы в бумажном виде по почте, необходимо отключить использование системы ЭДО.

Как отключить получение документов в Диадок?

В личном кабинете Диадок вы можете отказаться от ранее принятого приглашения использовать ЭДО с Рег.ру.

Найдите Рег.ру среди списка ваших контрагентов по ИНН: 7733568767.

отключить диадок

Выберите Рег.ру и нажмите кнопку Удалить из списка:

Как отключить получение документов в СБИС?

СБИС не поддерживает возможность самостоятельного отключения в своём личном кабинете. Для прекращения взаимодействия с Рег.ру вам необходимо написать заявку в службу поддержки.

Помогла ли вам статья?

Спасибо за оценку. Рады помочь ��

Удалить документы в СБИС Коннекте

С помощью СБИС Коннекта можно удалить документы не заходя в личный кабинет СБИС. Это можно сделать как для исходящих, так и для входящих документов. Конверты для форматов sbis.xml и native.xml различаются.

Для формата sbis.xml

  1. Сформируйте пакет с командой «Удалить».
  2. Укажите идентификатор пакета документов.

Для формата native.xml

  1. Сформируйте документ с этапом «Удаление» и действием «Удалить».
  2. Укажите идентификатор документов.

После удаления документ помещается в корзину, а не удаляется безвозвратно. Это значит, что в личном кабинете СБИС его можно восстановить.

Закрыть документ от изменений

В исходящем документе вы можете поставить отметку, которая не позволит другим сотрудникам вносить в него изменения.

  1. Откройте документ и нажмите .
  2. Выберите «Пометки и заметки».
  3. Установите флаг напротив параметра «Закрыто от изменений» и нажмите — у документа появится

В документ, закрытый от изменений, правки сможет вносить только автор и сотрудник, у которого есть доступ.

Чтобы снять ограничения на редактирование, в общем списке документов или в карточке нажмите и выберите «Отменить закрытие».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *